Twintig jaar geleden al begon Van Dievel met software om  loonberekening en facturatie te doen vanuit de gegevens van de  boordcomputer, toen nog in een DOS-omgeving.

Mia: “Bij de overschakeling naar Windows hadden we een groot probleem. Wij gebruikten de gegevens uit  onze boordcomputers zo intensief in DOS dat we de overschakeling naar Windows in die eerste fase niet konden doen. Windows stond simpelweg nog niet zo ver. Sinds anderhalf jaar werken we onder Navision van Young and Partners om onze dossiers  te verwerken en kan er automatisch gepland worden.”

Intussen gebruikt Van Dievel de nieuwste boordcomputers en zijn alle wagens uitgerust met GPRS. Dat is belangrijk voor de collega’s op de planning en de dispatching. Zij moeten immers ten allen tijde weten waar de chauffeurs zich bevinden en wat ze aan het doen zijn.

De boordcomputer registreert alles: rijtijden, wachttijden, tijden om te laden en te lossen…

Mia: “Klanten vragen om een ritverslag. Dankzij ons systeem wordt alles nauwgezet geregistreerd en zijn rapporten snel te geven.”

Twee jaar geleden kwam Aurelium aan boord bij Van Dievel.

Mia: “Onze ICT-infrastructuur vraagt eigenlijk permanent onderhoud. Als alles hier stilvalt, is dat dramatisch. Als er geen communicatie meer is met de vrachtwagens, kunnen onze dispatchers niet meer zien waar ze zich bevinden, alles zou in het honderd lopen. We zijn de laatste jaren enorm gegroeid – ook op vlak van ICT – en we hadden de juiste ICT-kennis gewoon niet meer in huis. Dat besef heeft ons doen beslissen met een externe ICT-partner te gaan samenwerken.”

Via het consultancy bureau The Bayard Partnership liet Van Dievel een vergelijking maken van verschillende ICT-partners. Aurelium kwam er als beste uit.

Mia: “Voor ons is Aurelium een partner die erop toeziet dat alles blijft werken en die het overzicht behoudt. Het beste voorbeeld daarvan is onze verhuis. Begin november trokken we van Sint-Katelijne-Waver naar een groot pand in industriezone Mechelen-Noord. Aurelium was aanwezig bij werfvergaderingen, maakte afspraken met Belgacom, ontwierp en coördineerde de bekabeling in het nieuwe gebouw, ... Ze waren betrokken van bij de voorbereidingsfase tot het installeren van de servers en PC’s op de nieuwe locatie.”

Philippe Reinardts, Senior Network Consultant Aurelium: “De verhuis moest helemaal gebeuren op één dag, 1 november, een feestdag. We haalden de servers op en hebben die geïnstalleerd op de nieuwe locatie. Van Dievel wilde van deze gelegenheid gebruik maken om nieuwe PC’s en een nieuwe telefooncentrale te voorzien. Op 2 november om 6 uur kon de planning aan de slag op de nieuwe systemen. Aan de software werd niets veranderd, enkel de toestellen waren sneller.”

Mia: “Bij zoiets ingrijpends als een verhuis komt een partner als
Aurelium als geroepen. Kennis is immers cruciaal en ons zouden ze alles kunnen wijsmaken (lacht).

Het was voor ons dan ook van het begin duidelijk: Aurelium is aanwezig bij elke stap die wij zetten.” Philippe: “Wij denken mee met onze klant op lange termijn.”

Van Dievel koos voor Umbrella.

Philippe: “Umbrella is een volledig pakket van diensten. Er zijn vaste afspraken met een vast klantenteam. Dit is ook zo bij Van Dievel: Koen en Wim zijn hun engineers, bij hen kunnen ze terecht voor technische vragen. Ik ben network consultant, bij mij zullen ze aankloppen als er strategische beslissingen genomen moeten worden en ik zorg er voor dat de behoeften vertaald worden in de juiste informatica. Voor commerciële vragen gaan ze bij Raf te rade.”

Mia: “Het is goed te weten op wie je kan terugvallen.”

Philippe: “We kiezen er bewust voor om mensen met verschillende functies in een klantenteam te zetten. Ieder kan vanuit zijn/haar kennisgebied de klant het beste helpen. Met één contactpersoon is dat niet mogelijk. Alle kennis die we hebben is wel uitgebreid gedocumenteerd, maar het is toch veiliger om verschillende mensen te betrekken.”

De communicatie tussen Van Dievel en Aurelium is heel transparant.

Mia: “Het maakt deel uit van onze strategie naar leveranciers toe. Eerlijk duurt het langst. Daarom zit Aurelium mee rond de tafel op onze driemaandelijkse audit.”

Philippe: “Iets wat perfect in ons kraam past. Wij streven altijd naar een partnership op lange termijn, dat kan niet zonder die open communicatie.”