3 sep 2019
Gert Lambers

Ces dernières années, de nombreuses personnes utilisaient un serveur de fichiers pour conserver leurs documents. Mais aujourd'hui, à une époque où les appareils mobiles, l'efficacité et les économies revêtent une importance cruciale, l'idée même d'un tel serveur est devenue obsolète. Ce système est en effet coûteux, volumineux et incompatible avec les méthodes de travail mobiles. Les utilisateurs cherchent dès lors une solution de stockage dans des applications telles que Dropbox, ou enregistrent leurs documents localement sur leur ordinateur portable. Conséquence ? Une dispersion des données et des fichiers sur différents appareils et, souvent, la création de plusieurs versions d'un même document. Une telle solution n'est pas vraiment sûre ni facile à gérer pour le département informatique.

Pour répondre à la demande des entreprises, qui souhaitent une gestion des documents adéquate et une meilleure collaboration entre leurs employés, SharePoint Online a la solution par excellence. Il ne s’utilise pas seulement comme système de gestion documentaire, mais aussi comme intranet.

De nombreuses entreprises ont certes déjà fait usage de SharePoint dans le passé, mais hélas, souvent sans succès. L’expérience utilisateur était perçue comme plutôt négative, au vu de la difficulté de conversion des propriétés de SharePoint en une solution conviviale et abordable. Les travailleurs se voyaient en outre obligés d'adopter une nouvelle méthode de travail, ce qui ne se passait pas toujours sans heurts. Mais comme de coutume en ce qui concerne l'évolution et l'innovation : nouvelle ère, nouveaux outils.

Sharepoint Online

SharePoint Online joue sur les besoins des utilisateurs mobiles et sur l'utilisation de différents dispositifs. La connectivité est en effet omniprésente, mais entraîne des risques en matière de sécurité. Le contrôle du stockage et de la diffusion des données est donc indispensable - une nécessité encore renforcée par l'avènement du Règlement général sur la protection des données, ou RGPD.

SharePoint est donc un outil adapté, mais en quoi consiste-t-il exactement ? Eh bien, il s'agit d'une solution préconfigurée qui joue deux rôles importants, d'une part en tant qu'outil pour la communication interne, et d'autre part, en tant que système efficace de gestion documentaire en ligne.

Mais avant de « plonger dans le bain », vous pouvez tester SharePoint. Vous saurez ainsi directement si SharePoint apporte vraiment une réponse à vos besoins spécifiques. Vous aurez en outre l'opportunité de vérifier si les utilisateurs peuvent s'en servir sans problème.

Sharepoint comme solution de communication interne

En tant que solution de communication interne ou intranet, SharePoint est un point central pour le partage d'informations au sein de l’entreprise. Les fichiers et données sont disponibles et faciles à trouver pour chaque collaborateur ayant les droits d'accès spécifiques. Non contente d'augmenter la productivité, la centralisation des informations favorise également une collaboration efficace. En effet, tout le monde détient toujours les mêmes informations et peut rechercher collectivement les solutions les plus appropriées.

SharePoint peut, par exemple, également servir à répertorier les journées de formation ou de congé, et à gérer les appareils de collaborateurs. Grâce à une version plus complète de SharePoint, vos collaborateurs peuvent en outre faire usage des agendas partagés, des flux de travail prédéfinis et d'autres outils pratiques axés sur une collaboration efficace.

SharePoint en tant que système de gestion de documents

En tant que système de gestion documentaire, SharePoint reprend l'arborescence de votre serveur de fichiers, mais est disponible via un navigateur, et ce, partout dans le monde. Ainsi, les collaborateurs peuvent toujours accéder aux informations dont ils ont besoin et enregistrer leurs documents de manière sûre et efficace à un emplacement centralisé. SharePoint dispose en outre d'une fonction de recherche pratique avec des filtres intelligents qui simplifient considérablement la recherche de certains documents ou données. Vous souhaitez également partager des informations avec des utilisateurs externes ? C'est toujours possible par le biais d’un lien sécurisé vers le document SharePoint.

Lorsque vos collaborateurs souhaitent créer des documents, ils peuvent se reposer sur des modèles personnalisés. Si nécessaire, une version plus complète de SharePoint leur permet aussi de consulter ou de récupérer des versions antérieures d'un document. Cela peut tomber à point nommé, lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur un même document.

Il est à noter que toutes les données sont sauvegardées dans des centres de données de Microsoft en Europe. De plus, une sauvegarde automatique est toujours réalisée sans coûts supplémentaires. Enfin, il est évident que SharePoint peut être configuré avec Microsoft Office.
 

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