Réussir sans logiciel est aujourd'hui pratiquement impensable pour une entreprise. Le logiciel s’est mué en composant essentiel de la plupart des processus d’entreprise, allant des traitements de texte et des tableurs aux grandes bases de données et applications CRM. Personne ne peut donc y échapper : chaque entreprise a besoin de logiciels.
Les licences logicielles sont cependant assez onéreuses et absorbent une partie notable du budget TIC. Il est donc essentiel de trouver un bon équilibre afin que l’entreprise soit en mesure d’acheter la bonne quantité de licences logicielles.
Vous dépensez peut-être trop d’argent en logiciels
Les entreprises dépensent parfois plus que nécessaire pour leurs licences logicielles, et ce, pour les raisons suivantes :
- Elles n’ont pas de visibilité sur les logiciels qui sont utilisés en leur sein,
- Elles n’ont pas de connaissances suffisantes en gestion de licences et dans les différents modèles de licence,
- Elles sous-estiment les risques d’une mauvaise gestion de licences.
Voici les manières les plus fréquentes de gaspiller de l’argent :
Trop de licences logicielles
Lorsqu'une entreprise n’a pas assez de licences, elle met en péril son efficacité, sa sécurité, sa continuité des affaires et prend des risques financiers et juridiques majeurs. Lorsqu’une entreprise détient trop de licences, elle dépense plus que ce qui est nécessaire.
Licences logicielles inutilisées ou sous-exploitées
Un logiciel déployé n’est parfois pas utilisé ou ne l’est pas suffisamment car :
- Trop peu d’attention a été accordée à la formation utilisateur ;
- Il est désuet, ou éventuellement remplacé sans avoir été supprimé ;
- L’installation est intervenue trop rapidement, par exemple avant l’utilisation d'une base de données adaptée encore en cours de développement ou d'un projet qui a été annulé.
Mauvais modèle de licence
Vu que les besoins d'une entreprise évoluent, le modèle de licence jadis le plus avantageux ne l’est peut-être plus. Vous pouvez par exemple acheter des licences pour un nombre limité d’utilisateurs. Elles sont alors liées à un utilisateur spécifique. Dès que le nombre d’utilisateurs augmente, il est cependant plus avantageux d’acheter des licences partagées ou des licences par processeur. Les licences ne seront alors plus limitées à un nombre spécifique d’utilisateurs. Ce modèle de licence offre une plus grande flexibilité à votre organisation.
Risques de sécurité accrus
Une entreprise qui ne sait pas quels logiciels elle utilise n’est pas en mesure de se protéger contre des risques de sécurité potentiels. Les shareware, les logiciels open source et les logiciels piratés constituent un risque accru étant donné que leurs mises à jour de sécurité/correctifs ne sont pas aussi réguliers et cohérents que ceux des grands fournisseurs logiciels. Ce faisant, vous mettez en péril la sécurité et la continuité de votre entreprise et risquez de vous exposer à des frais inutiles.
Frais de support accrus
Lors de la résolution de problèmes informatiques, environ 50 % du temps est consacré à l’identification de la configuration exacte de l’appareil. Si vous ne tenez pas à jour les utilisateurs de chaque logiciel sur chaque appareil, la résolution de problèmes pourra vous coûter un temps précieux.
Lorsque vous n’avez aucun contrôle sur l’utilisation de logiciels non autorisés (voire incompatibles), les problèmes techniques seront bien plus nombreux, ce qui vous poussera souvent à devoir faire appel à un helpdesk payant. En outre, un logiciel sans licence ne vous permet pas de bénéficier du support du fournisseur original. Des problèmes techniques récurrents peuvent en découler, ce qui peut faire rapidement augmenter les frais de support.
Utilisation incontrôlée de ressources IT
Lorsque les ressources IT d'une entreprise sont utilisées de manière incontrôlée, il est ardu de les optimiser de manière stratégique pour en tirer un ROI maximal. Il est préférable de tenir compte des éléments suivants :
- Les achats ponctuels sont plus onéreux que les achats centralisés.
- Le déploiement, l’achat et le support gagnent en complexité étant donné que la normalisation et l’automatisation sont impossibles.
- Un manque de normalisation induit des frais de support accrus.
- Les licences excédentaires restent souvent inaperçues.
- Des complications IT inutiles peuvent surcharger votre département TIC.
- Il est parfois impossible d'implémenter un plan de sauvegarde et de reprise approfondi.
Garder le contrôle grâce à la gestion des actifs logiciels
La gestion des actifs logiciels vous permet de garder un aperçu de votre gestion de licences, de garder les coûts sous contrôle tout en ayant la certitude que l’entreprise est sur le plan juridique tout à fait en ordre ou conforme.
La gestion des actifs logiciels est l’ensemble des processus d’entreprise, procédures et personnes qui veillent à la gestion, au contrôle, à l’optimisation et à la protection efficaces des licences logicielles au sein d’une organisation, dans toutes les phases de leur cycle de vie.
En résumé, l’on peut dire que la gestion des actifs logiciels permet de trouver une réponse à ces trois questions :
- Quels logiciels sont utilisés ou installés dans l’entreprise ?
- Pour quels logiciels l’entreprise a-t-elle acheté des licences et en quelle quantité ?
- Quels travailleurs utilisent quelles licences logicielles ?
Les réponses à ces questions permettent de mieux attribuer les licences logicielles, de choisir le modèle de licence le plus avantageux et d’éviter les risques de non conformité.
Pour obtenir de plus amples informations sur la Gestion des actifs logiciels et ses différents fondements, veuillez consulter l’article La gestion des actifs logiciels expliquée en 10 minutes.
Comment déterminer si vous dépensez trop d’argent en logiciels ?
Une entreprise qui ne connaît pas les logiciels qu’elle utilise peut difficilement déterminer si elle dépense de trop en licences logicielles. C’est pourquoi il est préférable de commencer à établir un inventaire détaillé de tous les logiciels installés dans l’entreprise. Peu importe qu'ils soient effectivement utilisés ou non.
Vous pourrez ensuite comparer cet inventaire à la liste des licences logicielles achetées. Lors de cet exercice, vous pourrez clairement déterminer s’il y a plus de licences installées que ce qui est autorisé ou s’il y a plus de licences que celles qui sont effectivement utilisées. Grâce à toutes ces informations, vous pourrez optimiser votre gestion des licences et adapter le nombre de licences logicielles achetées. Vous aurez ainsi la certitude de disposer de suffisamment de licences pour travailler de manière efficace et conforme, mais aussi d’en disposer du nombre nécessaire et d’avoir choisi le modèle de licence le plus avantageux.
