Gert Lambers - 15 jan 2020

Les entreprises sont de plus en plus souvent confrontées au shadow IT et à ses dangers potentiels. Malheureusement, en raison de la numérisation et de l’utilisation du cloud, le phénomène est devenu un élément incontournable de nos méthodes de travail modernes. Les entreprises recherchent donc une manière adéquate de limiter le shadow IT, d’en tirer profit ou de l’éviter.

Dans cet article de blog, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir sur la manière d’éviter le shadow IT, la contribution d’une Shadow IT Policy à cet égard et les éléments importants à aborder dans une telle politique.

Manières d’éviter le shadow IT

Un usage non contrôlé du shadow IT peut exposer votre entreprise à de nombreux risques, comme des performances inefficaces et lacunaires, ainsi qu’un manque de conformité et de sécurité. En adoptant quelques mesures en matière de shadow IT, votre entreprise peut se prémunir de ces dangers. En voici quelques-unes :

  • Informer vos collaborateurs au sujet des risques du shadow IT et de la manière de les éviter. Vous pouvez le faire à l’aide de séminaires ou de cours de rappel récurrents.
  • Prévoir une infrastructure informatique offrant un minimum de résistance aux travailleurs lors de son utilisation, afin de leur éviter de devoir rechercher des alternatives.
  • Mener une politique claire en termes de données, de site Web, de matériel et de logiciel.
  • Enregistrer et contrôler tous les appareils et outils utilisés par vos collaborateurs au niveau de la conformité et de la sécurité.
  • Établir des Shadow IT Policies claires pour l’ensemble des travailleurs concernant le télétravail, l’utilisation de données d’entreprise et d’applications, Bring Your Own Device (BYOD).

Shadow IT Policy : points d’attention

La dernière mesure est la plus importante : la Shadow IT Policy servira en effet de directive claire pour l’utilisation du shadow IT dans votre entreprise. Lors de l’établissement d’une politique de ce type, destinée à éviter ou à limiter le shadow IT, il est essentiel de prendre quelques éléments en compte.

Songez à l’avenir

Les travailleurs décident de plus en plus souvent eux-mêmes de la manière dont ils souhaitent exécuter leurs tâches, depuis quel appareil et avec quels outils de travail. Ils veulent enregistrer de bonnes performances et optent dès lors de préférence pour les moyens qui leur permettent d’atteindre leur objectif. En tant qu’entreprise, vous pouvez y contribuer en établissant une Shadow IT Policy plus responsive que réactive. À l’aide de la politique, vous pouvez réaliser une sorte de plan qui indique à vos collaborateurs la manière dont ils peuvent utiliser des outils non approuvés sans porter préjudice à la conformité. Il est en outre essentiel que vous laissiez une marge suffisante pour la croissance et l’évolution dans votre Shadow IT Policy. Votre politique sera ainsi également parfaitement utilisable à l’avenir.

Embrassez l’innovation

Nous avons déjà signalé que l’arrivée de la numérisation et du Cloud donnait l’opportunité à vos collaborateurs de déterminer de plus en plus souvent eux-mêmes où, quand et comment ils souhaitent travailler. Ils optent toujours pour les moyens qui les freinent le moins possible dans l’exécution de leurs tâches. Si vous acceptez cette évolution, leur donnez les bonnes directives pour éviter les risques et leur offrez la liberté de choisir leurs propres appareils et applications, votre entreprise, vos travailleurs et vos clients en tireront un avantage majeur.

Faites de la sécurité une priorité

La protection de votre infrastructure informatique et de vos données est et reste une priorité. Il est dès lors judicieux d’examiner la manière dont vous pouvez soutenir vos travailleurs dans le cadre du libre choix des équipements de travail, sans mettre en péril la protection de vos données d’entreprise.

Éléments pertinents d’une Shadow IT Policy

Vous savez désormais comment éviter ou limiter le shadow IT. Mais comment entamer une telle Shadow IT Policy et quelles informations doit-elle absolument contenir ? Voici quelques éléments pertinents à aborder dans une Shadow IT Policy.

  • Qu’entend votre entreprise par shadow IT ?
  • Quel est le but de la politique ?
  • À qui s’adresse cette politique ?
  • Directives rédigées dans un langage clair.
  • Éventuelles exceptions à cette politique.
  • Dans quelles circonstances le shadow IT est-il autorisé dans votre entreprise ?
  • Responsabilités du travailleur.
  • Responsabilités du département informatique.
  • Informations sur le respect des directives, les possibles adaptations de la politique et les personnes habilitées.
  • Informations concernant les infractions et sanctions.
  • Date de la politique.

Une Shadow IT Policy est un document officiel qui doit toujours être lu et signé par vos travailleurs.
 

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