11 mar 2021
Kris Heyvaert

Informations et données : voilà le nouveau nerf de la guerre. Les plus précieuses ressources des organisations sont soigneusement conservées dans de nombreux documents. Autant de documents qui sont consultés, partagés et modifiés plusieurs fois par jour. Il est dès lors évident que ces fichiers doivent être faciles à trouver et toujours disponibles pour tous les collaborateurs. Malheureusement, il va souvent autrement dans la pratique. Bon nombre d’entreprises ont une gestion des documents plutôt chaotique.

Dans cet article, nous parlerons de cas de figure fréquents.

Difficulté à trouver les documents

L’un des principaux défis liés à la gestion des documents est l’impossibilité de trouver immédiatement des documents. Ce problème peut s’expliquer par le grand nombre de collaborateurs qui continuent d’enregistrer leurs fichiers en local, et non à un endroit centralisé accessible par tous.

En outre, il est encore fréquent de voir ces documents envoyés et renvoyés par e-mails. Après ouverture depuis la boîte de messagerie, les destinataires ont alors bien souvent tendance à enregistrer les fichiers en local. Les échanges « ping-pong » par e-mail compliquent non seulement la recherche de documents, mais conduisent également à la création d’une multitude de versions différentes du même document.

De plus, chaque collaborateur a sa propre manière de nommer et sauvegarder des documents, ce qui complique davantage la recherche.

Une structure de dossiers peu claire est source de confusion

De très nombreuses entreprises pensent disposer d’un bon système de gestion des documents, puisqu’elles utilisent une structure de dossiers fixe. Malheureusement, cette stratégie n’est efficace que lorsque chaque travailleur en a connaissance et sait comment l’utiliser pour ses documents. Si tout le monde n’est pas familiarisé avec la structure ou si elle est trop complexe, les collaborateurs l’abandonneront et feront comme bon leur semble pour sauvegarder, enregistrer et partager des documents.

Une multitude d’emplacements dans différentes applications

Pour un travail efficace et rapide, nous faisons de plus en plus souvent appel à plusieurs applications, par exemple pour collaborer avec nos collègues. Et c’est très pratique, bien entendu. De nos jours, il existe une application pour chaque besoin. Cependant, cette abondance d’applications implique la démultiplication de lieux de stockage de documents. Toutes les applications ne sont pas intégrées pour une gestion des documents commune. En outre, de très nombreuses applications ne fonctionnent pas avec des dossiers pratiques, mais avec une fonction de recherche, utile pour trouver rapidement certaines informations, mais pas pour voir l’organisation globale des fichiers. Seule solution possible : introduire un terme de recherche après l’autre. Par conséquent, vous perdez du temps et votre patience est mise à rude épreuve.

Augmentation de l’utilisation de la fonction recherche chez les nouvelles générations

Les structures de dossiers sont un phénomène générationnel. Les jeunes générations ont de plus en plus l’habitude d’utiliser des applications comme WhatsApp, Facebook, Instagram et autres. Ces applications ne sont pas organisées selon une structure de dossiers. Les plus jeunes collaborateurs sont donc plus enclins à utiliser la fonction de recherche pour accéder aux informations et fichiers. Ils ne sont pas habitués à consulter le bon dossier, sur le bon serveur, avec le bon nom. En revanche, les collaborateurs de l’ancienne génération feront précisément le contraire.

Ces différents types de travailleurs, aux méthodes bien différentes, sont pourtant de plus en plus souvent amenés à travailler ensemble. Une solution globale pour la gestion de documents est dès lors indispensable.

La solution : les systèmes de gestion de documents

Heureusement, il existe des outils, appelés DMS ou Document Management Systems, qui peuvent aider vos collaborateurs à mieux organiser la gestion de documents afin que tous les fichiers soient toujours disponibles et simples à trouver. Microsoft Teams ou Sharepoint en sont deux exemples connus. Aurelium vous propose même son propre Aurelium Sharepoint. Si vous souhaitez en savoir plus sur le DMS SharePoint, inscrivez-vous à une démo d’Aurelium SharePoint.

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