Gert Lambers - 8 déc 2016

Les logiciels sont un élément essentiel de pratiquement tous les processus d’entreprise et absorbent souvent une partie considérable de votre budget IT. Il est dès lors essentiel pour chaque organisation de garder le contrôle sur ses licences et de les utiliser de manière aussi efficace que possible par le biais d’une gestion des actifs logiciels stratégique. Mais en quoi consiste précisément la gestion des actifs logiciels ?

Qu’est-ce que la gestion des actifs logiciels ?

Même si pratiquement chaque fournisseur de logiciels semble avoir une définition propre de la gestion des actifs logiciels, leur essence est en fait identique :

La gestion des actifs logiciels est l’ensemble des processus d’entreprise, procédures et personnes qui veillent à la gestion, au contrôle, à l’optimisation et à la protection efficaces des licences logicielles au sein d’une organisation, dans toutes les phases de leur cycle de vie.

Pour mieux comprendre cette définition, nous allons nous pencher sur les différents fondements de la gestion des actifs logiciels.

Les fondements de la gestion des actifs logiciels

Qu’est-ce qu'une licence logicielle ?

Chaque logiciel est le fruit d'un processus créatif auquel les auteurs ont consacré énormément de temps et de travail. À l’instar des livres, de la musique et des films, les logiciels sont également protégés par des droits d’auteur.

Une licence logicielle est l’autorisation que vous donnent les auteurs pour installer leur logiciel et l’utiliser sur un ordinateur. Vous possédez donc simplement un droit d’utilisation sur ce logiciel.

Les Product Use Rights décrivent les conditions qui régissent ce droit d'utilisation. Le document PUR mentionne de manière précise ce que vous pouvez faire et ne pouvez pas faire avec votre licence logicielle, les finalités pour lesquelles vous pouvez l’utiliser et le matériel sur lequel vous pouvez l’installer. Ces droits peuvent varier d’un produit à l’autre.

Le contrat de licence contient généralement la définition du produit, les conditions d’acceptation et les dispositions de garantie.

La plupart des licences logicielles :

  • Offrent à un utilisateur ou appareil spécifique
  • Un droit non exclusif d'utiliser une copie du logiciel
  • Et interdisent la distribution ou copie de ce logiciel
  • Tant à d’autres utilisateurs que sur d’autres ordinateurs.

Grand malentendu

Un grand malentendu entoure cependant le droit de propriété et le droit d’auteur. Vous imaginiez peut-être que l’acquisition d'une licence logicielle vous rendait « propriétaire » de votre copie et que vous pouviez l’utiliser comme bon vous semble. Rien n’est moins vrai...

En tant qu’utilisateur final, le droit de propriété du logiciel ne vous revient jamais, même si vous avez acheté une licence logicielle. Votre licence est uniquement l’autorisation que vous donne le propriétaire du logiciel pour son utilisation, moyennant le respect des conditions d’utilisation. Un logiciel spécialement conçu pour votre entreprise peut être une exception à cette règle.

Qu’est-ce qu'une preuve d’achat ?

Sans avoir conscience de leur valeur, les entreprises jettent parfois des documents précieux, comme les accusés de réception de leurs licences. Chaque entreprise doit cependant pouvoir démontrer avoir acheté les licences valables pour les logiciels qu’elle utilise.

Lorsqu'une entreprise n’est pas en mesure de présenter des preuves, des actions juridiques sont souvent intentées contre elle. Conservez donc toujours bien les pièces justificatives. D’un point de vue juridique, il est et reste de la responsabilité du propriétaire de veiller à ce qu’une entreprise soit en règle, et non de celle des travailleurs individuels.

Quel est le cycle de vie du logiciel ?

Le cycle de vie de votre logiciel commence lors de son entrée dans votre entreprise et prend fin au moment où il la quitte. Un tel cycle de vie se compose généralement de 5 phases :

  • Achat
  • Distribution
  • Entretien
  • Monitoring
  • Suppression (end of life)

Prévoyez des procédures distinctes pour chaque phase. Vous aurez ainsi la certitude que le logiciel que votre entreprise utilise est acheté, distribué, utilisé et supprimé correctement. Le risque qu’un logiciel clandestin fasse son entrée dans votre entreprise s’en trouve ainsi considérablement réduit.

Comment un logiciel clandestin peut-il encore se retrouver dans votre entreprise ?

Il y a une foule de manières par lesquelles un logiciel non autorisé peut se retrouver dans votre entreprise. Voici les plus fréquentes :

  • Les logiciels achetés légalement sont installés sur plus de PC que ne le permet la licence.
  • Les logiciels sont copiés et distribués, alors que les conditions d’utilisation des licences l’interdisent expressément.
  • Les travailleurs installent sur leur PC des logiciels qui sont en fait uniquement destinés à un usage domestique.
  • Une version supérieure à la version pour laquelle vous avez acheté la licence a été installée. Des entreprises utilisent par exemple Office Pro, alors qu’elles n’ont qu’une licence Office Standard.
  • Des logiciels sans licence sont téléchargés depuis l’Internet.
  • Des tiers installent des logiciels sur vos machines, pour lesquels vous n’avez pas de licence.
  • Pour les environnements Terminal Server, 1 seule licence est achetée au lieu d’une licence par utilisateur.

Vous n’en avez peut-être pas conscience, mais peu importe que le logiciel installé soit effectivement utilisé ou non. Dès que le logiciel est installé et qu'une copie est disponible sur le disque dur de l'ordinateur, vous devez pouvoir présenter une licence valide. Si vous n’êtes pas en mesure de le faire, vous vous exposez à des amendes élevées.

Qu’est-ce qu’un audit logiciel ?

Un audit logiciel implique que les organes de contrôle des différents fournisseurs logiciels peuvent vérifier dans votre organisation si vous êtes en mesure de présenter une licence valable pour tous les logiciels installés. La Business Software Alliance peut même aller plus loin encore. La BSA a la compétence juridique de se présenter dans votre entreprise sans être annoncée pour y procéder à un audit. Vous ne pouvez pas non plus refuser une telle demande d’audit par la BSA.

En cas de mise en demeure, le fournisseur du logiciel peut :

  • Exiger que vous supprimiez immédiatement le logiciel sans licence ;
  • Imposer des amendes pour l’usage illégal de son logiciel ;
  • Demander une compensation rétroactive pour la période pendant laquelle vous avez utilisé le logiciel sans licence ;

Fait : votre organisation a 68 % de chances d’être contrôlée dans les 12 mois à venir par au moins un fournisseur logiciel*.

Pourquoi implémenter la gestion d’actifs logiciels ?

La gestion et l’optimisation proactives de licences logicielles réduisent non seulement le risque et les frais d'un éventuel audit logiciel, mais offrent également à votre organisation plusieurs autres avantages importants.

Efficacité sur les coûts optimale et gestion des licences

Une utilisation efficace des licences logicielles permet aux organisations de considérablement réduire leurs dépenses pour licences logicielles tout en améliorant la prestation de services aux utilisateurs finaux.

Grâce à la gestion d’actifs logiciels :

  • Vous savez parfaitement quelles licences vous possédez et ce qu’elles vous permettent de faire ;
  • Vous avez la certitude de disposer de toutes les licences nécessaires, mais également pas plus de licences que ce qui est nécessaire ;
  • Les licences non utilisées sont plus rapidement attribuées à d’autres utilisateurs ou supprimées du contrat de licence.

Toute licence logicielle que vous payez sera utilisée et exploitée de manière optimale. La normalisation et le déploiement contrôlé de votre logiciel permettent de réaliser d’autres économies.

Meilleur support

Grâce à la gestion d’actifs logiciels, vous n’utilisez que des logiciels avec licence dans votre organisation et avez donc la certitude de bénéficier du support nécessaire pour ce logiciel. Un logiciel non enregistré ne vous permet pas d’y accéder, ce qui peut être source de problèmes techniques soutenus.

Sécurité accrue

Une entreprise qui ne connaît pas les logiciels qu’elle utilise peut difficilement estimer les risques qu’elle court. L’intégrité et la sécurité des données d’entreprise, la vie privée de vos clients et la vulnérabilité de votre réseau peuvent fondamentalement être mis en péril si vous n’êtes pas en mesure de contrôler votre environnement logiciel.

Continuité des affaires

Une gestion des licences bien organisée vous permet d’avoir une meilleure visibilité :

  • Des logiciels installés dans votre entreprise
  • De leur compatibilité avec vos systèmes existants.

Ces connaissances vous permettent d'intervenir à temps en cas d'infractions potentielles et de limiter considérablement le risque de panne des systèmes.

Meilleure gestion du budget

Votre organisation a donc une meilleure visibilité sur ses besoins en licence réels et les éventuelles fluctuations de ceux-ci. Elle vous permet :

  • De faire de meilleures estimations concernant l’avenir
  • De négocier votre contrat de licence
  • De choisir sciemment le modèle de licence le plus avantageux.

Vous simplifiez ainsi non seulement la gestion du budget mais serez également en mesure de prédire plus facilement le ROI de vos logiciels.

Risques réduits

Une gestion d’actifs logiciels fructueuse permet à votre organisation d’être préparée à un audit à tout moment. Aucune entreprise n’a envie de se soumettre à un audit lourd dans lequel elle risque d’être qualifiée de non conforme, avec toutes les conséquences négatives qui en découlent.

Un audit négatif signifie aussi, en marge d’amendes financières importantes, d'importants dommages à la réputation et incitera d’autres auditeurs à venir examiner votre entreprise. Chaque entreprise se passerait bien d’une telle humiliation publique.

Grâce à la gestion d’actifs logiciels :

  • Vous savez parfaitement à tout moment quel logiciel est installé,
  • Si vous disposez de toutes les licences
  • Et tous les documents de licence pertinents sont disponibles.

Si vous faites tout de même l'objet d’une demande d’audit, vous pourrez l’affronter l’esprit serein.

Comment se lancer dans la gestion d’actifs logiciels ?

Se lancer dans la gestion d’actifs logiciels peut sembler ardu. Nous vous avons donc préparé cette check-list pratique.

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