Dans nos articles « En quoi consiste la gestion du temps ? » et « En quoi consiste la gestion des tâches ? », nous avons examiné ces notions en détail ainsi que leur importance pour un travail efficace. Maintenant, vous vous demandez sans doute comment assurer une gestion optimale du temps et des tâches et quelles techniques vous pouvez mettre en œuvre à cet effet. Voici donc quelques méthodes et conseils intéressants pour vous aider dans votre quête de la manière de travailler adéquate.
Gestion du temps et des tâches grâce aux méthodes Pomodoro et Eisenhower
Quand on parle de gestion du temps et des tâches, on pense d'emblée à deux méthodes importantes baptisées « Pomodoro » et « Eisenhower ». Toutes deux sont utilisées par de nombreux travailleurs afin d'optimiser leur gestion du temps et des tâches.
La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps qui existe depuis les années 80 et n'implique, en fait, rien d'autre que l'insertion d'une pause à intervalles réguliers durant l'exécution de diverses tâches. Elle est fondée sur le principe que les pauses régulières nous permettent de garder un mental solide et flexible durant l'exécution de tâches.
La méthode Eisenhower, quant à elle, est une technique de gestion qui peut vous aider à classer des tâches par ordre de priorité et à en déléguer. Cette méthode applique le principe selon lequel les tâches peuvent être urgentes ou non urgentes d'une part, et importantes ou non importantes d'autre part. Les tâches urgentes et importantes sont à effectuer immédiatement. Les tâches urgentes mais pas vraiment importantes, vous pouvez les déléguer à l'un de vos collègues ayant les compétences requises. Les tâches non urgentes mais cruciales, planifiez-les à un moment adéquat dans votre agenda. Et enfin, les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes viendront s'insérer à la fin de votre « to do-list ».
Quelques conseils pratiques
Certes, les techniques ci-dessus peuvent déjà s'avérer fort utiles pour votre gestion du temps et des tâches, mais voici tout de même quelques autres conseils et astuces pour une gestion plus efficace de vos tâches et de votre temps si précieux.
1. Établissez une liste de tâches avec des priorités et des échéances
Si vous ne vous y retrouvez plus dans toutes vos tâches, l'établissement d'une liste de tâches peut être source de clarté. Dans ce contexte, il est toujours important de définir les priorités adéquates et de fixer des échéances d'exécution. Il va de soi que la méthode Eisenhower peut vous y aider mais tenez également compte des délais convenus avec vos collègues ou clients.
2. Utilisez un agenda
Vous pourrez ensuite compléter votre agenda sur la base de votre liste de tâches. Ainsi, vous aurez toujours une vue d'ensemble claire sur les différentes tâches de votre planning et les moments encore disponibles. Ces derniers sont en effet cruciaux pour les tâches de dernière minute ou les problèmes à résoudre.
3. Des moments fixes pour répondre aux e-mails
Aujourd'hui, nous avons tous des boîtes de réception pleines à craquer. Votre travail ne sera pas des plus efficaces si vous interrompez constamment vos tâches pour répondre aux nouveaux e-mails dès qu'ils arrivent. Mieux vaut ouvrir votre boîte de réception et répondre aux e-mails à des moments fixes. Ainsi, vous pourrez vous concentrer davantage sur l'exécution de vos tâches pendant le reste du temps et donc respecter votre planning.
4. Des modèles pour les tâches répétitives
Certaines tâches, telles que l'établissement d'offres, sont répétitives et fastidieuses s'il faut réintroduire toutes les données à chaque fois. Voilà pourquoi l'usage de modèles ou « templates » peut s'avérer très utile. Il existe, par ailleurs, différentes manières d'optimiser et d'automatiser la gestion des documents au sein de votre entreprise. Vous aurez ainsi davantage de temps pour d'autres tâches.
5. Discuter de votre charge de travail et déléguer
Votre liste de tâches est un peu trop étoffée ou votre planning déborde ? Parlez-en à temps avec votre responsable et déléguez certaines tâches à des collègues compétents et disponibles. Ainsi, vous éviterez un stress inutile, vous pourrez vous consacrer à votre planning et vous augmenterez votre productivité.
6. Commencer par les tâches difficiles et ennuyeuses
Nous connaissons tous cette tendance à reporter certaines tâches, surtout si elles sont difficiles ou ennuyeuses. Nous les gardons souvent pour la fin, mais cela exerce un impact négatif sur notre façon de travailler. Le fait d'aborder immédiatement une tâche difficile peut justement s'avérer motivant.
7. Utiliser des outils de suivi du temps
Pour avoir une meilleure vue d'ensemble du temps nécessaire pour chacune de vos tâches, vous pouvez utiliser un outil de suivi du temps. Cette solution est non seulement pratique pour compléter les feuilles de temps mais peut aussi vous donner toutes les cartes en main pour analyser votre méthode de travail et donc affiner vos compétences en matière de gestion du temps.
8. Utiliser des outils efficaces pour la gestion du temps et des tâches
Bien sûr, il existe aussi différents outils de gestion du temps et des tâches, conçus pour vous aider à optimiser vos prestations et votre gestion des tâches. Ces outils offrent souvent la possibilité de créer des tâches et de les attribuer aux personnes adéquates. Vous pouvez en outre importer directement la liste de tâches dans votre agenda et l'intégrer avec d'autres applications.
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