In onze blogs ‘Wat is time management?’ en ‘Wat is task management?’ zien we uitgebreid ingegaan wat beide termen juist omvatten en waarom ze belangrijk zijn voor een efficiënt werken. Nu vraagt u zich ongetwijfeld af hoe u best begint met time en task management en welke technieken u hiervoor kan toepassen. Om u te helpen bij het zoeken naar de juiste manier van werken, zetten we graag enkele interessante methoden en tips voor efficiënt time en task management op een rijtje.
Time en task management met Pomodoro en Eisenhower
Wanneer we het hebben over time en task management rijzen er meteen twee belangrijke benamingen aan de oppervlakte, namelijk Pomodoro en de Eisenhower methode. Beiden zijn technieken die heel wat werknemers gebruiken om hun tijd en taakbeheer zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.
De Pomodoro-techniek is een time management techniek die al bestaat sinds de jaren 80 en is eigenlijk niets meer dan tijdens het uitvoeren van verschillende taken op regelmatige tijdstippen een pauze inlassen. Het is gebaseerd op het principe dat regelmatige pauzes ervoor zorgen dat we mentaal sterk en flexibel blijven tijdens het uitvoeren van taken.
De Eisenhower-methode is dan weer een task management techniek die u kan helpen bij het prioriteren en delegeren van taken. Deze methode hanteert het principe dat taken enerzijds dringend of niet dringend kunnen zijn en anderzijds belangrijk of niet belangrijk kunnen zijn. De taken die dringend en belangrijk zijn, voert u onmiddellijk uit. Opdrachten die dringen, maar niet zo belangrijk zijn, geeft u uit handen aan één van uw collega’s die ervoor geschikt is. Taken die niet urgent, maar wel cruciaal zijn, plant u in op een geschikt moment in uw agenda. Tot slot, opdrachten die niet dringend en niet zo belangrijk zijn, sluiten zich als laatste aan in uw to do-lijstje.
Enkele handige tips
Nu, deze bovenstaande technieken, kunnen u al een heel eindje helpen in time en task management, toch geven we u graag nog enkele andere tips & tricks mee voor een efficiënter beheer van uw kostbare tijd en taken.
1. Stel een takenlijstje met prioriteiten en deadlines op
Wanneer uw takenpakket zo uitgebreid is dat u door het bos de bomen niet meer ziet, kan het opstellen van een takenlijst helderheid brengen. Het is daarbij steeds belangrijk dat u de verschillende taken goed weet te prioriteren en deadlines zet voor de uitvoering ervan. Het spreekt voor zich dat de Eisenhower-methode u daarbij kan helpen, maar u houdt best ook rekening met bepaalde leveringstermijnen afgesproken met collega’s of klanten.
2. Maak gebruik van een agenda
Op basis van uw opgesteld takenlijstje, kan u vervolgens uw agenda aanvullen. Dit zorgt ervoor dat u steeds een duidelijk overzicht heeft over de verschillende taken op uw planning en momenten die nog vrij zijn. Deze vrije momenten zijn immers cruciaal voor last-minute taken of op te lossen problemen.
3. Gezette tijden voor het beantwoorden van e-mails
We krijgen tegenwoordig allemaal te maken met overvolle mailboxen. Het is niet meteen efficiënt werken als u steeds uw taken onderbreekt om nieuwe mailtjes onmiddellijk te beantwoorden. U kan beter op gezette tijden even uw mailbox openen en mails beantwoorden. Zo kan u op de andere momenten zich beter focussen op het uitvoeren van uw taken en zo u aan uw planning houden.
4. Templates voor repetitieve taken
Sommige taken zoals het opstellen van offertes zijn repetitief en tijdrovend als u telkens alles opnieuw moet ingeven. U kan daarom het best gebruiken maken van templates of sjablonen. Daarnaast bestaan er verschillende manieren om het document management binnen uw bedrijf te optimaliseren en te automatiseren. Zo houdt u meer tijd over voor andere opdrachten binnen uw takenpakket.
5. Workload bespreken en delegeren
Is dit takenpakket toch wat te veel voor u of merkt u dat uw planning te vol raakt? Spreek hierover dan op tijd met uw verantwoordelijke en geeft bepaalde taken uit handen aan collega’s die ervoor in aanmerking komen en eveneens beschikbaar zijn. Zo vermijdt u onnodige stress, kan u zich toeleggen op uw opgestelde planning en op die manier uw productiviteit verhogen.
6. Vervelende, moeilijke taken eerst
Uitstelgedrag, we kennen het allemaal, zeker wanneer het gaat over vervelende of moeilijke taken. Dergelijke taken stellen we vaak het liefst uit tot het laatste, maar dat heeft net een negatieve impact op onze manier van werken. Een lastige taak onmiddellijk aanpakken, kan juist motiverend werken.
7. Gebruik time tracking tools
Om een beter inzicht te krijgen in de tijd die u per taak nodig heeft, kan u best gebruik maken van een time tracking tool. Dit is niet alleen handig voor het invullen van timesheets, maar kan u ook de nodige inzichten geven in uw manier van werken en geeft u zo de kans om uw time management vaardigheden te verscherpen.
8. Gebruik efficiënte time & task management tools
Natuurlijk bestaan er ook verschillende time en task management tools om u te helpen bij het optimaliseren van uw werkprestaties en taakbeheer. Dergelijke tools beschikken namelijk vaak over de mogelijkheid tot het creëren van taken en het toewijzen van deze taken aan de juiste personen. Daarnaast kan u de takenlijst rechtstreeks inplannen in uw agenda en is integratie met andere applicaties mogelijk.
Bent u nieuwsgierig naar welke functionaliteiten time en task management tools u nog kunnen bieden? Schrijf u dan nu in voor onze opleiding ‘Outlook als time management tool’. U komt er onder meer te weten hoe u uw taken correct kan prioriteren om zo uw tijd optimaal kan benutten en uw agenda zo overzichtelijk mogelijk te maken.
