Je Outlook Agenda consequent gebruiken biedt heel wat voordelen, zowel voor jezelf als voor je collega’s. Om het samenwerken te vergemakkelijken, maak je hierover best enkele interne afspraken. Dit zijn alvast onze 5 tips om dit succesvol toe te passen:
1. Outlook Agenda: machtigingen
Stel de juiste machtigingen in voor het bekijken van elkaars agenda. De eenvoudigste manier om dit te doen, is het gebruik van groepen. Zo krijgen nieuwe leden (bv. een nieuwe collega) automatisch ook leesrechten.
Wil je toch vermijden dat anderen de inhoud van je afspraak kunnen zien, markeer deze dan als “Persoonlijk”. Zo kan niemand zien wat je gepland hebt.
2. Outlook Agenda: onderwerp & locatie
Vul je agenda correct in en vermeld daarbij steeds onderwerp en locatie. Als je dan een afspraak hebt met een klant in Wallonië, weten je collega’s meteen ook dat ze aansluitend geen vergadering op kantoor in Antwerpen moeten plannen.
Gebruik hierbij ook de optie “Show As” zodat de linkse dunne balk van je afspraak toont of je vrij, elders, voorlopig bezet, bezet of niet aanwezig bent.
3. Outlook Agenda: reistijden inplannen
Zet reistijden apart in je agenda. Zo vermijd je dat je per ongeluk een uur te vroeg bent, je geeft bovendien ook te kennen dat je mogelijk wel telefonisch bereikbaar bent in de auto en maakt duidelijk vanaf wanneer je collega's je weer op kantoor kunnen verwachten.
4. Outlook Agenda: terugkerende vergaderingen
Terugkerende vergaderingen hoef je niet afzonderlijk in te plannen, maar kan je door middel van het “Terugkeerpatroon” in één keer boeken.
5. Outlook Agenda: vergaderlocaties
Maak vergaderlocaties als ruimtes aan zodat ze gereserveerd kunnen worden, op die manier voorkom je dubbele boekingen.
Wilt u uw mailbox en agenda onder controle krijgen?
Neem eens een kijkje in het trainingsaanbod van Aurelium. Op regelmatige basis organiseren we sessies rond Outlook als Time Management Tool of Outlook voor Managers en Managementassistenten.
