Uw werknemers zijn dagelijks bezig met documenten, zowel interne documenten als voor externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan offertes, onkostennota’s, brieven, meeting verslagen, enzovoort.
Zonder beschikbare template, kost het manueel opstellen van deze documenten vaak heel wat tijd. Werknemers moeten elke keer opnieuw op zoek naar alle informatie en moeten het document in een opmaak gieten die conform is aan de huisstijl van uw bedrijf. Vervolgens moet dat document vaak nog doorgestuurd worden naar één of meerdere collega's, of goedgekeurd worden door een verantwoordelijke. Dat kan tot heel wat overhead leiden voor één document.
Met document automatisering kan u templates en regels opstellen om dergelijke overhead te beperken en documentstromen in de juiste banen leiden. We leggen u even uit wat document automatisering juist inhoudt en welke voordelen het kan bieden voor uw MKB.
Wat is document automatisering?
Document automatisering, ook wel gekend als smart documents, is het automatiseren van documenten en documentstromen, en het stroomlijnen van administratieve processen aan de hand van geautomatiseerde templates en workflows.
Heel wat documenten zoals offertes en onkostennota’s bevatten voor een stuk dezelfde informatie. Denk bijvoorbeeld aan uw bedrijfsgegevens, verkoopsvoorwaarden, etc. Om ervoor te zorgen dat deze informatie steeds op dezelfde manier, in uw huisstijl, weergegeven wordt op elk document, kan u gebruik maken van templates. Die kan u automatiseren voor het invullen van document specifieke gegevens en het aanmaken van het bestand. Uw werknemers hoeven de documenten niet meer uit het niets op te maken, maar kiezen de juiste (geautomatiseerde) template en voegen waar nodig informatie toe of passen bestaande informatie aan. En dat grotendeels automatisch, in de juiste opmaak of stijl.
Daarnaast kunnen er workflows opgesteld worden die bepaalde taken automatiseren. Documenten die goedgekeurd moeten worden door verschillende medewerkers, kunnen bijvoorbeeld automatisch naar de juiste personen gestuurd worden. Denk maar aan een onkostennota die eerst goedgekeurd moet worden door een verantwoordelijke en pas daarna doorgestuurd mag worden naar de boekhouding. Het zou toch gemakkelijk (en tijdsbesparend) zijn als dat vanzelf ging, niet?
De voordelen van document automatisering
Document automation heeft heel wat voordelen voor interne processen en documentstromen. We sommen de belangrijkste voordelen even op.
1. Verhoging van productiviteit & tijdsbesparing
Sneller en eenvoudiger documenten opstellen, betekent een aanzienlijke tijdsbesparing voor uw werknemers. Tijd die ze kunnen gebruiken voor andere, belangrijkere taken. Door templates te gebruiken en document automatisering te introduceren in uw bedrijf, gaat de productiviteit van uw werknemers (en die van uw hele organisatie) dus de hoogte in. Dit kan onrechtstreeks ook een impact hebben op de loonkost, aangezien er meer werk verzet kan worden met hetzelfde aantal werknemers.
2. Uniforme documenten
We haalden al aan dat het manueel opstellen van documenten zoals onkostennota’s, brieven, offertes, projectopstellingen en dergelijke, de consistentie van de opmaak en structuur in gevaar kan brengen. Wanneer uw medewerkers steeds opnieuw een offerte vanuit het niets moeten opstellen, is de kans groot dat het document niet volgens de huisstijl wordt opgemaakt.
Door te werken met templates is dit probleem van de baan en versturen uw werknemers steeds documenten in de juiste opmaak en met een heldere communicatie. Dit versterkt uw merkidentiteit beduidend, en het verhoogt de productiviteit van uw medewerkers.
Moest uw huisstijl op een gegeven moment veranderen, kunnen de templates aangepast worden door één of meerdere beheerders, waardoor de nieuwe huisstijl meteen doorgevoerd wordt voor iedereen.
3. Geautomatiseerde templates
Het gebruik van templates zorgt niet alleen voor uniforme documenten, maar ook voor heel wat gebruiksgemak. Templates kunnen ook geautomatiseerd worden aan de hand van velden. Bij het aanmaken van een document op basis van een geautomatiseerde template, kan de gebruiker al een aantal velden invullen die dan op de juiste plek in het document gezet worden. Denk maar aan de datum, de gegevens van de vertegenwoordiger, en de naam van een klant en zijn contactgegevens. Ook de bestandsnaam kan gegenereerd worden op basis van de gegevens die ingevuld worden en labels kunnen automatisch toegepast worden. Een uniforme naamgeving binnen uw bedrijf zorgt ervoor dat men bestanden sneller terugvindt.
4. Automatisering van processen
Workflows zijn het hart van document automation. Door uw processen te automatiseren met workflows, zorgt u ervoor dat uw medewerkers heel wat tijd besparen. Denk maar aan het voorbeeld met de onkostennota. Een workflow kan getriggerd worden wanneer een document in een bepaalde map gezet wordt of een bepaald label toegekend krijgt. Vervolgens doorloopt het de stappen in de workflow, waardoor het meteen bij de juiste personen of in de juiste map terechtkomt.
Meer weten over document automatisering en hoe het uw documentstromen kan optimaliseren? Schrijf u dan nu in voor een gratis infosessie over SharePoint. Tijdens deze infosessie komt u niet alleen te weten hoe u met een vertrouwde mappenstructuur kan werken, u maakt ook kennis met de voordelen en de meerwaarde van document automatisering in SharePoint.
