Les entreprises consacrent une part importante de leur budget TI aux logiciels. Les systèmes de logiciels les plus récents et performants promettent en effet un gain de productivité, la sécurité des données, l’efficacité et un retour sur l’investissement en logiciel. Ce que beaucoup semblent oublier, c’est que de nouvelles solutions logicielles ne sont avantageuses que lorsqu’elles sont correctement utilisées.
Pourquoi on oublie trop souvent de former les collaborateurs
La formation utilisateur représente une des conditions principales au déploiement réussi d’une nouvelle technologie au sein d’une organisation. Cependant, les dirigeants d’entreprise sont nombreux à ne pas planifier cette formation pour leur personnel. Vu que la formation utilisateur implique un coût supplémentaire et que l’on part aujourd’hui trop rapidement du principe que tout le monde maîtrise la technologie, les managers pensent que leurs travailleurs sont capables de se débrouiller et de découvrir comment le nouveau système doit s’utiliser.
Cela a malheureusement les conséquences suivantes :
- les utilisateurs ne travaillent pas correctement avec les nouveaux outils ;
- les attentes ne sont pas concrétisées ;
- les promesses d’amélioration ne sont pas tenues ;
- l’insatisfaction et le ressentiment grandissent ;
- le projet TI finit par être qualifié de fiasco.
Pourquoi former les collaborateurs est si important
Gestion des changements
Mais trop souvent, les utilisateurs finaux sont pointés du doigt lorsqu’un nouveau système ou une mise à niveau ne donne pas les résultats escomptés.
Pour de nombreux travailleurs, l’implémentation d’un nouveau système de logiciel signifie souvent un important changement. Que de tels changements provoquent du stress, de l’incertitude, du ressentiment et même de la résistance sur le lieu de travail est tout à fait humain. La plupart des travailleurs auront besoin de temps pour s’adapter efficacement. Prévoyez donc une formation utilisateur suffisante avant que le nouveau système ne soit officiellement lancé dans l’entreprise.
- Vous donnez ainsi à vos travailleurs le temps :
- de s’acclimater tranquillement ;
- de s’habituer aux nouveaux processus ;
- d'éliminer tous les doutes, malentendus, défauts et problèmes concernant le système avant son implémentation encore.
Des implémentations mieux réfléchies
Impliquer les travailleurs en temps utile dans un projet par le biais de la formation utilisateur ne contribue pas seulement à prévenir la peur et le ressentiment sur le lieu de travail. Pendant le parcours, vos collaborateurs fourniront très probablement un précieux feed-back qui ne pourra que profiter à la réussite finale de l’implémentation.
Vous apprendrez tout en progressant ce dont vos travailleurs ont besoin, ce qu’ils trouvent important, à quoi ils accordent de la valeur ou qu’elles difficultés ils rencontrent. Avec cet input, vous aurez la certitude de ne pas investir dans des « implémentations à l’aveugle » de logiciels qui ne sont peut-être pas réellement nécessaires et de ne pas négliger d’éléments qui pourraient en revanche faire une différence réelle pour vos travailleurs, ce qui vous permettra d’augmenter sensiblement le RSI.
Productivité
Lorsque les travailleurs sont livrés à eux-mêmes et ne maîtrisent finalement pas autant la technologie que ne le pensait le manager, l’implémentation des nouveaux logiciels a vite fait d’entraîner des baisses dramatiques de productivité. Il suffit souvent d’accompagner les personnes pendant cette période d’acclimatation pour obtenir des améliorations spectaculaires.
Parce que tout le monde n’aura pas besoin de toutes les dernières fonctionnalités de toutes les applications du nouveau système, il est souvent plus intéressant d’opter pour un coaching adapté plutôt que pour des formations collectives standardisées. Vos travailleurs apprennent ainsi à résoudre leurs difficultés spécifiques, afin de pouvoir commencer à utiliser leurs nouveaux outils en toute confiance et de la manière la plus efficace possible.
Acquisition et transfert de connaissances
Formation et entraînement sont une constituante fondamentale du parcours de développement de vos collaborateurs. Ils acquièrent ainsi de nouvelles aptitudes, accroissent leur contribution à votre entreprise et renforcent leur image de soi. Grâce à la formation utilisateur, ils se sentent plus à même d’accomplir leurs tâches et moins stressés dans l’exécution de nouvelles missions. Ils restent ainsi motivés et stimulés.
L’acquisition de connaissances internes est par ailleurs également primordiale pour votre organisation. Vous réduisez ainsi votre dépendance à l’encontre d’experts externes « coûteux » et pouvez orienter ces connaissances dans le sens des besoins (futurs) de votre entreprise. Qui plus est, les collègues pourront s’échanger les connaissances acquises ou se dépanner mutuellement en cas de besoin.
Coûts
Grâce à une formation utilisateur de qualité, vos travailleurs apprennent à maîtriser les nouveaux outils et savent ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire avec ceux-ci. Des collaborateurs formés sont donc plus productifs et commettent moins de fautes. En conséquence, votre organisation devra moins souvent recourir au helpdesk pour répondre à des questions ou résoudre des problèmes. Grâce aux connaissances internes accumulées, vos travailleurs pourront souvent se débrouiller pour s’entraider. Vos coûts de support s’en ressentiront favorablement.
Sécurité et conformité
Les travailleurs connaissant le maniement correct de leurs outils seront de surcroît moins enclins, consciemment ou non, à effectuer des actions susceptibles de mettre en péril la sécurité de vos données ou de votre réseau. La formation utilisateur apaisera donc vos craintes que les outils ne soient pas utilisés correctement et créent des risques de sécurité.
Satisfaction
Offrir une formation utilisateur prouve en outre que vous :
- estimez suffisamment vos travailleurs pour vouloir investir en eux ;
- voulez délibérément leur enlever une bonne part de stress et d’incertitude ;
- voulez les soulager.
Cette satisfaction produit à son tour un surcroît de motivation, de loyauté et de rétention. Ensemble, tous ces éléments ont un impact considérable sur le retour sur investissement d’un projet IT.
Pourquoi la formation des collaborateurs constitue un avantage concurrentiel
L’accompagnement et le coaching des utilisateurs sont donc cruciaux pour toute entreprise qui souhaite accroître sa productivité, la sécurité de ses données, la satisfaction des travailleurs et le retour sur investissement des logiciels. Dans cette perspective, un bon programme de formation peut donc représenter un avantage compétitif concret. Surtout parce que la plupart de vos concurrents sous-estiment lourdement la valeur de la formation utilisateur.
