Comment, en tant que HR manager, gérer mes rendez-vous ? C’est simple... En faisant appel à FindTime, un outil très pratique gratuitement disponible dans Office 365.
FindTime - planifier des rendez-vous avec des externes
Quiconque utilise Outlook connaît très certainement déjà l’utilisation des demandes de salles de réunion et des agendas partagés :
- Vous cherchez un trou dans les agendas des collègues
- Vous envoyez une demande de réunion
- Les correspondants acceptent la réunion
- ET VOILÀ ! Le rendez-vous est placé dans les agendas de tous les correspondants.
La planification de rendez-vous avec des externes est généralement un peu plus compliquée.
- Vous n’avez en effet pas accès à l’agenda de personnes de contact externes.
- L’envoi d’une demande de réunion se fait donc un peu à l’aveugle.
- S’ensuit alors un ballet d’e-mails et de coups de téléphone pour trouver une place pour le rendez-vous.
Et c’est précisément dans ce domaine que FindTime s’avère particulièrement utile !
FindTime - Transmission de propositions à partir d’Outlook
En tant que HR Manager, je consacre une grande partie de mon temps à l’interview de candidats et il est important que mes rendez-vous soient gérés correctement et planifiés efficacement.
Comment faire ?
Je réponds simplement à leur e-mail de candidature dans Outlook.
FindTime ajoute automatiquement ce bouton pour envoyer un sondage de la réunion.
- Dans la fenêtre de l’e-mail, FindTime me demande les heures de travail que je souhaite proposer et tient compte des rendez-vous déjà présents dans mon agenda.
- Je sélectionne quelques heures de travail dans la liste. FindTime me donne une nouvelle fois un aperçu de mes choix avant que je puisse les confirmer.
- FindTime rédige ensuite un e-mail qui invite le candidat à choisir le moment qui lui convient.
FindTime - Réservations
Dès que l’e-mail est envoyé, les heures de réunion sont réservées dans mon agenda.
J’ai ainsi la certitude de ne pas planifier de nouveaux rendez-vous à des moments déjà proposés à un candidat. Chose qui m’est déjà souvent arrivée par le passé !
FindTime - Enregistrer
Dès que le candidat a indiqué ses préférences, une notification m’est envoyée.
Selon les paramètres choisis :
- Je peux encore manuellement ajouter le moment qui me convient le mieux,
- ou FindTime bloquer directement le moment de prédilection du candidat.
Le rendez-vous apparaît maintenant dans mon Outlook, ainsi que dans celui du candidat. Les horaires qui n’ont pas été retenus sont libérés.
FindTime - Réunion normale
La réunion enregistrée se comporte désormais comme une réunion « normale » dans mon agenda Outlook.
Je peux y inviter d’autres personnes, déplacer le rendez-vous, prolonger ou raccourcir la réunion, adapter le lieu, inviter des ressources, etc.
FindTime est selon moi un complément parfait aux fonctionnalités déjà complètes d’Outlook et d’Office 365.
Un incontournable donc pour toute personne qui planifie régulièrement des réunions avec des personnes externes à son organisation !
