Chaque organisation fonctionne avec des documents. Devis, contrats, rapports, manuels, ils sont partout. Mais alors que le volume d'informations numériques ne cesse de croître, de nombreuses entreprises sont encore bloquées par des systèmes obsolètes. Les entreprises de taille moyenne, en particulier, s'appuient encore sur des structures de dossiers sur des serveurs locaux ou des lecteurs réseau partagés. Ce qui semblait autrefois une solution logique se révélera de plus en plus une pierre d'achoppement pour l'efficacité, la sécurité et la collaboration en 2025.
Des dossiers classiques ? La recette pour le chaos
Traditionnellement, les documents sont stockés dans des dossiers hiérarchiques. Ils se trouvent généralement sur un serveur local ou un lecteur réseau partagé, accessible uniquement à certains employés. Ces mêmes employés créent, modifient et suppriment leurs propres dossiers, qui peuvent inclure des sous-dossiers. Les versions des documents suivent donc souvent leur propre logique.
Lorsqu'un groupe fixe commence avec cette structure et cette logique, il est relativement facile d'adhérer à cette méthodologie de travail. Mais lorsque l'équipe et/ou le processus de travail s'agrandit ou change, cette structure et cette logique s'effondrent rapidement. La pratique montre que les organisations s'en tiennent trop longtemps à cette façon de travailler. En conséquence, elles sont confrontées à une gestion chaotique des versions, à des documents introuvables et à une perte de temps considérable dans la recherche de documents.
“La recherche montre que 86% des personnes interrogées éprouvent des difficultés à rechercher des informations pour leur travail.” 1
Les principales raisons de cette situation sont les suivantes.
1. Chacun travaille différemment
L'absence de directives uniformes pour nommer et stocker les documents est source de confusion et de versions incohérentes. Ce qui est un « devis » pour un collègue, un autre l'appelle « proposition de prix_clientX ». Les dossiers sont copiés, synchronisés ou écrasés. Conséquence ?
Pas de structure, pas de vue d'ensemble et beaucoup de temps perdu.
C'est pourquoi il est important d'avoir des règles claires pour les noms de fichiers, les structures de dossiers et les versions.
2. Contrôle de version classique = chaos
Quiconque a déjà travaillé avec des fichiers tels que « contract_final_V2_definitive_echtdef.pdf » sait à quel point le contrôle de version déraille rapidement.
Le manque de communication et d'interaction entre les membres de l'équipe conduit rapidement à des malentendus sur la version la plus récente d'un document. Vous ne savez plus qui a mis à jour quoi, quelle est la dernière version et où elle se trouve. Là encore, des règles internes claires dans les différents outils de communication et de documentation utilisés sont essentielles pour une collaboration harmonieuse.
Sans une communication et un contrôle des versions appropriés, une simple erreur (envoi de la mauvaise version au client, signature d'un contrat non adapté) peut avoir des conséquences juridiques ou financières.
3. Le travail mobile et hybride, goulot d'étranglement de la collaboration
Avec l'essor du travail à domicile, des équipes mobiles et de la collaboration avec des partenaires externes, la gestion locale ou sur serveur des documents est dépassée. La sécurité d'un serveur local laisse souvent à désirer et le contrôle d'accès est complexe. Le partage des documents se fait souvent par e-mail ou par WeTransfer, avec des risques de fuites de données ou de confusion de versions.
4. La structure traditionnelle des dossiers est également insuffisante en termes de sécurité et de conformité
La sécurité des données et la protection de la vie privée deviennent de plus en plus importantes, en particulier avec des législations telles que le RGPD et NIS2. Les serveurs de fichiers ne sont pas à la hauteur de cette nouvelle réalité.
- Pas de vue d'ensemble lors des audits ou pour le RGPD
- Pas de clarté sur qui a accès à quels fichiers
- Partage non sécurisé en dehors de l'organisation
- Pas d'archivage ou de suppression automatique
La gestion intelligente des documents apporte structure, sécurité et contrôle
Les serveurs de fichiers ne sont pas adaptés pour traiter de manière structurée la quantité de données que nous produisons, traitons et stockons aujourd'hui. Un système de gestion de documents (DMS) offre cette possibilité, car un tel système va bien au-delà du simple stockage de données. Là où les dossiers classiques deviennent rapidement ingérables, un DMS offre une solution centrale qui gère les documents de manière intelligente, sûre et structurée.
“Selon une étude menée par l'organisation AIIM, 72 % des personnes interrogées pensent que la gestion de l'information va devenir de plus en plus importante.”2
Un bon système de gestion des documents offre les avantages suivants :
- Un stockage intelligent grâce aux métadonnées (nombre limité de dossiers nécessaires)
Si vous utilisez des métadonnées, vous avez besoin de beaucoup moins de dossiers. En effet, vous attribuez des étiquettes à un document. Il peut s'agir de détails tels que le nom du client, le numéro du projet ou la date. C'est ainsi que vous donnez un contexte à un document. Dans un DMS, vous pouvez utiliser ces étiquettes dans le cadre d'une recherche. Vous pouvez ainsi retrouver rapidement n'importe quel document, même si votre collègue l'a déjà créé et enregistré. De plus, vous évitez de cliquer sans cesse dans les dossiers et les sous-dossiers.
- Gestion automatique des versions
Plus de confusion entre « version_finale_def.pdf » et « version_finale_v3_éditée.docx ». Un DMS enregistre automatiquement chaque version, indique qui a modifié quoi et vous permet toujours de travailler avec la dernière version.
- Gestion des droits et des accès jusqu'au niveau du document
Tout le monde n'a pas besoin de tout voir. Avec un DMS, vous déterminez au niveau du document qui a accès, qui peut apporter des modifications ou qui ne peut que lire. Cette solution est idéale pour les informations sensibles ou les documents spécifiques à un service. Pensez aux données juridiques ou liées aux ressources humaines.
- Traçabilité complète
Qui a ouvert ce document ? Quand a-t-il été modifié ? A-t-il été approuvé ? Tout est enregistré et transparent. C'est essentiel pour les audits et la conformité.
- Workflows pour les approbations et les projets
Envoyer automatiquement un devis au bon collègue pour approbation. Faites signer les contrats numériquement ou archivez les documents à la fin d'un projet. Vous accélérez ainsi vos processus internes et évitez le travail manuel et les erreurs humaines.
- Périodes de rétention et archivage conformément à la réglementation
Avec les périodes de rétention, vous évitez le stockage inutile de données et vous vous conformez automatiquement à des réglementations telles que le RGPD. Les documents sont archivés ou supprimés après une période déterminée, conformément à vos propres politiques.
Le résultat ? Plus de chaos, mais une structure, un contrôle et un gain de temps grâce à l'automatisation.
Un DMS est également une évidence pour les entreprises de taille moyenne
Il n'est pas nécessaire d'être une multinationale pour avoir besoin d'une gestion documentaire professionnelle. Bien au contraire. Les entreprises de taille moyenne ont souvent des équipes plus réduites. Pour elles aussi, il est essentiel de travailler le plus efficacement possible. Un DMS s'inscrit parfaitement dans ce contexte.
En effet, un DMS permet aux entreprises de taille moyenne de:
- Collaborer plus rapidement et de manière plus sûre
- Se conformer automatiquement aux périodes de conservation et au RGDP
- Travailler sans papier et de manière plus durable
- Garantir la sécurité et le contrôle, même en cas de travail à domicile ou de croissance
Bon nombre de ces solutions sont aujourd'hui abordables et évolutives. Par conséquent, un bon DMS est une évidence pour de nombreuses organisations. La gestion documentaire n'est donc plus un simple « atout ».
Que peut faire Aurelium pour vous ?
En tant que partenaire informatique, nous accordons une grande importance à l'innovation. Chez Aurelium, nous aidons les entreprises de taille moyenne à passer d'anciens systèmes encombrants à de nouvelles solutions flexibles. Nous analysons votre structure documentaire actuelle et mettons en place un DMS adapté à votre équipe, à votre secteur et à vos exigences de conformité.
Ce faisant, nous travaillons comme une extension de votre service informatique interne pour mettre en œuvre ces nouvelles solutions ou nous prenons en charge l'ensemble de la mise en œuvre si vous n'avez pas de personnel informatique interne. Nous assistons ainsi nos clients à tout moment afin qu'ils travaillent de manière structurée, sûre et orientée vers l'avenir.
Vous vous demandez comment cela fonctionne pour votre organisation ? Demandez notre « DMS Quick Scan ». Nous dresserons alors le tableau de votre gestion documentaire actuelle et nous vous montrerons où vous pouvez réaliser des gains rapides. Contactez-nous ici ou envoyez-nous un message via LinkedIn.
Sources:
1 The 2019 Intelligent Information Management Benchmark: https://www.m-files.com/resources/ebooks/2019-intelligent-information-m…
2 AIIM 2024 Industry Watch: The Intelligent Information Management Practice: https://info.aiim.org/aiim-releases-2024-industry-watch-report-state-of…
