Elke organisatie draait op documenten. Offertes, contracten, rapporten, handleidingen, ze zijn overal. Maar terwijl het volume aan digitale informatie blijft groeien, hangen veel bedrijven nog vast aan verouderde systemen. Vooral middelgrote ondernemingen vertrouwen nog op mappenstructuren op lokale servers of gedeelde netwerkschijven. Wat ooit een logische oplossing leek, blijkt in 2025 steeds vaker een struikelblok voor efficiëntie, veiligheid en samenwerking.
Klassieke mappen? Een recept voor chaos
Traditioneel worden documenten opgeslagen in hiërarchische mappen. Meestal op een lokale server of gedeeld netwerkstation, die enkel toegankelijk is voor bepaalde medewerker. Dezelfde medewerkers creëren hun eigen mappen, bewerken en verwijderen, met daarin eventueel submappen. Versies van documenten volgen dan ook vaak hun eigen logica.
Wanneer een vaste groep met deze structuur en logica gezamenlijk start, is die werkmethodiek relatief eenvoudig om aan te houden. Maar wanneer het team en/of het werkproces groeit of verandert, valt die structuur en logica al gauw in duigen. De praktijk leert dat organisaties zich te lang blijven vasthouden aan die manier van werken. Als gevolg daarvan kampen ze met chaotisch versiebeheer, onvindbare documenten en veel tijdverlies bij het zoeken naar documenten.
“Uit onderzoek blijkt dat 86% moeilijkheden ondervindt bij het zoeken naar informatie voor hun werk.” 1
Belangrijke oorzaken die hieraan ten grondslag liggen zijn:
1. Iedereen werkt anders
Wanneer er geen uniforme richtlijnen zijn voor het benoemen en opslaan van documenten, leidt dit tot verwarring en inconsistente versies. Wat voor de ene collega een “offerte” is, noemt de andere “prijsvoorstel_klantX”. Mappen worden gekopieerd, gesynchroniseerd of overschreven. Gevolg?
Geen structuur, geen overzicht en veel verloren tijd.
Daarom is het belangrijk om duidelijke regels te hebben voor bestandsnamen, mappenstructuren en versiebeheer.
2. Klassiek versiebeheer = chaos
Wie ooit gewerkt heeft met bestanden als ‘contract_final_V2_definitief_echtdef.pdf’, weet hoe snel versiebeheer ontspoort.
Gebrek aan communicatie en interactie tussen teamleden leidt snel tot misverstanden over welke versie van een document de meest recente is. U weet niet meer wie wat heeft aangepast, wat de laatste versie is of waar deze staat. Opnieuw zijn duidelijke huisregels in de verschillende gebruikte tools voor communicatie en documentatie essentieel voor een vlotte samenwerking.
Zonder goede communicatie en versiebeheer, kan een simpele fout (verkeerde versie naar klant sturen, niet-aangepast contract ondertekenen) juridische of financiële gevolgen hebben.
3. Mobiel en hybride werken als bottleneck voor samenwerken
Met de opkomst van thuiswerk, mobiele teams en samenwerking met externe partners is lokaal of servergebaseerd documentbeheer niet meer van deze tijd. De veiligheid van een lokale server laat vaak te wensen over en toegang regelen is complex. Documenten delen gebeurt vaak via e-mail of WeTransfer, met risico op datalekken of versieverwarring.
4. Ook op vlak van veiligheid en compliance schiet de klassieke mappenstructuur tekort
Dataveiligheid en privacy worden steeds belangrijker, zeker met wetgeving zoals GDPR en NIS2. File servers zijn niet opgewassen tegen die nieuwe realiteit.
• Geen overzicht bij audits of voor GDPR
• Geen duidelijkheid over wie toegang heeft tot welke bestanden
• Onveilig delen buiten de organisatie
• Geen automatische archivering of verwijdering
Slim Document Management brengt structuur, veiligheid en controle
File servers zijn niet geschikt om gestructureerd om te gaan met de hoeveelheid data die we vandaag produceren, verwerken en opslaan. Een Document Management Systeem (DMS) biedt die mogelijkheid wel, omdat zo’n systeem veel verder gaat dan louter data-opslag. Waar klassieke mappen snel leiden tot onbeheersbaarheid, biedt een DMS een centrale oplossing die documenten slim, veilig en gestructureerd beheert.
“Uit onderzoek van de toonaangevende organisatie AIIM, blijkt dat 72% gelooft dat informatiemanagement steeds belangrijker zal worden.”2
Een goed Document Management Systeem biedt:
- Slimme opslag dankzij metadata (beperkte hoeveelheid mappen nodig)
Als u metadata gebruikt, heeft u veel minder mappen nodig. U wijst namelijk labels toe aan een document. Dat kan gaan over details als klantnaam, projectnummer of datum. Zo geeft u context mee aan een document. In een DMS kan u die labels gebruiken in een zoekopdracht. Zo vindt u elk document snel terug, zelfs als uw collega het document ooit heeft aangemaakt en opgeslagen. Bovendien vermijdt u eindeloos geklik door mappen en submappen.
- Automatisch versiebeheer
Geen verwarring meer tussen “versie_final_def.pdf” en “eindversie_v3_bewerkt.docx”. Een DMS bewaart automatisch elke versie, toont wie wat heeft aangepast en laat u steeds met de laatste versie werken.
- Rechten- en toegangsbeheer tot op documentniveau
Niet iedereen hoeft alles te zien. Met een DMS bepaalt u tot op documentniveau wie toegang heeft, wie mag wijzigen of wie enkel kan lezen. Ideaal voor privacygevoelige info of afdelingsspecifieke documenten. Denk maar aan juridische of HR-gerelateerde data.
- Volledige traceerbaarheid
Wie heeft dit document geopend? Wanneer werd het aangepast? Werd het goedgekeurd? Alles wordt gelogd en is transparant. Cruciaal voor audits en compliance.
- Workflows bij goedkeuringen en projecten
Stuur een offerte automatisch ter goedkeuring naar de juiste collega. Laat contracten digitaal ondertekenen of archiveer documenten na afloop van een project. Zo versnelt u uw interne processen en voorkomt u manueel werk en menselijke fouten.
- Bewaartermijnen en archivering conform regelgeving
Met bewaartermijnen vermijdt u onnodige data-opslag en voldoet u automatisch aan regelgeving zoals GDPR. Documenten worden na een ingestelde periode gearchiveerd of verwijderd volgens uw eigen beleid.
Het resultaat? Geen chaos meer, maar structuur, controle en tijdswinst dankzij automatisatie.
Ook voor middelgrote ondernemingen is een DMS een no-brainer
U hoeft geen multinational te zijn om nood te hebben aan professioneel documentbeheer. Integendeel. Middelgrote ondernemingen hebben vaak kleinere teams. Zo efficiënt mogelijk werken is ook voor hen cruciaal. Een DMS past perfect in dat plaatje.
Een DMS biedt middelgrote ondernemingen namelijk de mogelijkheid om:
• Sneller en veiliger samen te werken
• Automatisch compliant te zijn met bewaartermijnen en GDPR
• Papierloos en duurzamer te werken
• Beveiliging en controle te garanderen, ook bij thuiswerk of groei
Veel van deze oplossingen zijn vandaag betaalbaar en schaalbaar. Daarom is een goede DMS een no brainer voor veel organisaties. Document management is dan ook geen ‘nice to have’ meer.
Wat kan Aurelium voor u betekenen?
Als IT-partner dragen we innovatie hoog in het vaandel. Bij Aurelium helpen we middelgrote ondernemingen om over te stappen van oude logge systemen naar nieuwe flexibele oplossingen. We analyseren uw huidige documentstructuur en implementeren een DMS op maat van uw team, sector en compliance-eisen.
Daarbij werken we als een verlengstuk van uw interne IT-afdeling om die nieuwe oplossingen te implementeren of nemen de hele implementatie op ons als u geen interne IT’ers heeft. Zo staan we onze klanten steeds bij zodat ze gestructureerd, veilig en toekomstgericht werken.
Benieuwd hoe dit voor uw organisatie werkt? Vraag onze “DMS Quick Scan” aan. Dan brengen we uw huidige documentbeheer in kaart en tonen waar u snel winst boekt. Contacteer ons hier of stuur ons een bericht via LinkedIn.
Bronnen:
1 The 2019 Intelligent Information Management Benchmark: https://www.m-files.com/resources/ebooks/2019-intelligent-information-m…
2 AIIM 2024 Industry Watch: The Intelligent Information Management Practice: https://info.aiim.org/aiim-releases-2024-industry-watch-report-state-of…
