7 fév 2020
Kris Heyvaert

Gagner du temps grâce à l’automatisation des documents

Automatisation des documents

Vos travailleurs s'occupent quotidiennement de documents, qu'ils soient internes ou destinés à des parties externes. Songez par exemple à des offres, des notes de frais, des lettres, des comptes rendus de réunions, etc.

Sans modèle disponible, l’établissement manuel de ces documents prend énormément de temps. Les travailleurs doivent à chaque fois rechercher toutes les informations et utiliser une mise en page conforme à la charte graphique de l’entreprise. Ce document doit ensuite généralement être transféré à un ou plusieurs collègues, ou approuvé par un responsable. Toutes ces étapes peuvent donner lieu à des frais généraux notables pour un seul document.

L’automatisation de documents vous permet de créer des modèles et des règles pour limiter de tels frais généraux et assurer le bon fonctionnement des flux de documents. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est précisément l’automatisation de documents, et ce qu’elle peut apporter à votre PME.

En quoi consiste l’automatisation de documents ?

L’automatisation de documents, également connue sous le nom de smart documents, consiste à automatiser des documents et des flux de documents, et à rationaliser les processus administratifs à l’aide de modèles et de flux de travail automatisés.

Une foule de documents, comme les offres et les notes de frais, contiennent une grande partie d'informations identiques. Songez par exemple aux données de l’entreprise, aux conditions de vente, etc. Pour veiller à ce que ces informations soient toujours reprises de la même manière et dans le respect de votre charte graphique sur chaque document, vous pouvez faire appel à des modèles. Vous pouvez les automatiser pour remplir les données spécifiques au document et créer le fichier. Vos travailleurs ne doivent plus démarrer d’une page blanche. Il leur suffit de sélectionner le bon modèle (automatisé) et d’y ajouter les informations nécessaires ou d’adapter les informations existantes. Et ce, principalement de manière automatique, dans le style adéquat.

Il est également possible de mettre en place des flux de travail qui automatisent certaines tâches. Les documents qui doivent être approuvés par différents collaborateurs peuvent par exemple être envoyés automatiquement aux bonnes personnes. Songez à une note de frais qui doit d’abord être approuvée par un responsable avant d’être transférée à la comptabilité. Il serait tout de même plus simple (et plus rapide) que tout se fasse automatiquement, n’est-ce pas ?

Les avantages de l’automatisation de documents

L’automatisation de documents offre de nombreux avantages pour les processus et les flux de documents internes. En voici quelques-uns :

1. Augmentation de la productivité et gain de temps

Établir des documents de manière plus rapide et plus simple induit un gain de temps notable pour vos travailleurs. Ils peuvent alors consacrer ce temps à d’autres tâches plus importantes. En utilisant des modèles et en introduisant l’automatisation de documents dans votre entreprise, vous augmenterez dès lors la productivité de vos travailleurs (et donc de l’ensemble de votre organisation). Cette situation peut indirectement influencer le coût salarial, étant donné qu’une plus grande charge de travail peut être traitée avec le même nombre de travailleurs.

2. Documents uniformes

Nous avons déjà expliqué que l’établissement manuel de documents comme des notes de frais, des lettres, des offres, des préparations de projets, etc. pouvait mettre la cohérence de la mise en page et de la structure en péril. Si vos collaborateurs doivent à chaque fois établir une offre à partir d'une page blanche, il est fort probable que le document ne sera pas conforme à votre charte graphique.

L’utilisation de modèles permet d’y remédier et permet à vos travailleurs d’envoyer systématiquement des documents dotés de la bonne mise en page et d’une communication claire. Ces éléments renforceront sensiblement l’identité de votre marque et augmenteront la productivité de vos collaborateurs.

Si vous apportez des modifications à votre charte graphique à un moment donné, les modèles peuvent être adaptés par un ou plusieurs gestionnaires, afin que la nouvelle charte graphique puisse immédiatement être suivie par tout le monde.

3. Modèles automatisés

L’utilisation de modèles permet de disposer de documents uniformes, mais elle est également très simple. Les modèles peuvent aussi être automatisés à l’aide de champs. Lors de la création d'un document à partir d'un modèle automatisé, l’utilisateur peut déjà remplir certains champs, qui sont alors placés au bon endroit dans le document. Songez à la date, aux coordonnées du représentant et au nom d'un client ainsi qu’à ses coordonnées. Le nom du fichier peut également être généré sur la base des données complétées, et des étiquettes peuvent automatiquement être appliquées. Une attribution de noms uniforme au sein de votre entreprise facilite la recherche de documents.

4. Automatisation de processus

Les flux de travail sont au cœur de l’automatisation de documents. En automatisant vos processus avec des flux de travail, vous permettrez à vos collaborateurs de gagner énormément de temps. Prenez l’exemple de la note de frais. Un flux de travail peut être lancé lorsqu’un document est placé dans un dossier spécifique ou lorsqu’une certaine étiquette lui est attribuée. Il suit ensuite les étapes du flux de travail, ce qui lui permet d’arriver directement chez les bonnes personnes ou dans le bon dossier.

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