Marco Cicarelli - 2 oct 2019

Vous avez certainement déjà entendu parler de Microsoft Teams, l'environnement de travail numérique de Microsoft réunissant collaborateurs, contenu, outils et conversations. Grâce à cet environnement, les équipes peuvent collaborer plus efficacement afin d'atteindre davantage d'objectifs.

Cela dit, Aurelium ne se contente pas d'accompagner les entreprises dans le cadre de leur transition vers Microsoft Teams. Nous l’utilisons également. Dans ce cas d’utilisation Microsoft Teams, nous vous expliquons avec grand plaisir pourquoi cet environnement de travail numérique apporte une valeur ajoutée à notre entreprise, comment nous l'avons mis en œuvre et quels sont ses atouts pour une PME.

Pourquoi Aurelium a-t-il opté pour Microsoft Teams

En tant qu'entreprise spécialisée en informatique, il est évidemment important qu'Aurelium possède de larges connaissances sur les produits et outils dont nous assurons la promotion. Ces connaissances, nous les accumulons non seulement grâce à nos lectures, mais aussi, et surtout, en utilisant nous-mêmes les outils, en découvrant leurs éventuels écueils et en cherchant comment les résoudre ou les éviter. Démarrer avec Microsoft Teams était dès lors un choix logique, que nous vous expliquons dans ce cas d’utilisation.

Microsoft Teams nous offre évidemment une importante valeur ajoutée. Nos collaborateurs faisaient un usage intensif de Skype Entreprise pour la communication interne et externe. En effet, de nombreux collaborateurs d'Aurelium sont souvent sur la route ou travaillent sur le terrain. Il leur est donc indispensable de pouvoir communiquer et collaborer efficacement entre eux et avec les clients. Skype Entreprise permettait cette communication et est donc devenu l'outil par excellence pour Aurelium. C'est alors que Microsoft a annoncé l'intégration de Skype Entreprise dans Microsoft Teams… Pour pouvoir continuer à utiliser cette fonction cruciale et à bénéficier d'autres outils de collaboration pratiques, nous avons décidé de passer à Microsoft Teams.

Plan d'approche pour l'implémentation

L'expérience acquise grâce à l'implémentation de Yammer, il y a un moment, nous a appris que laisser chaque collaborateur créer sa propre structure à sa guise n'était pas forcément la meilleure approche. Pour éviter que Teams ne sombre dans le chaos, nous avons opté pour une méthode de travail structurée. Nous avons interrogé une dizaine de parties prenantes sur notre méthode actuelle et avons établi une structure claire pour notre environnement Teams, à partir des réponses obtenues. Nous avons ensuite dégagé une plage de temps suffisante pour familiariser tous les collègues à Microsoft Teams, en leur expliquant non seulement le fonctionnement de l'environnement, mais aussi la raison pour laquelle nous voulions utiliser Teams au sein de notre entreprise et avions choisi cette structure spécifique.

Comme vous pouvez l'imaginer, certaines personnes restent cramponnées à leurs habitudes de travail ou ne comprennent pas directement la nécessité d'adopter une fois encore une nouvelle méthode. Les informations générales sur Microsoft Teams, et surtout la connaissance de sa valeur ajoutée pour Aurelium, se sont avérées cruciales pour convaincre tout le monde de son utilité, en vue d'une utilisation efficace.

Le constat qu'une transition n'est pas toujours évidente, s'est également manifesté lors de la mise en œuvre de Microsoft Teams en tant que centrale téléphonique. Nous avons donc décidé de travailler en parallèle avec Skype Entreprise et Microsoft Teams afin de pouvoir détecter et résoudre les problèmes sans conséquences importantes.

Le résultat

Aujourd'hui, presque tous les collaborateurs d'Aurelium utilisent Microsoft Teams pour les conversations (par chat et téléphone), les réunions en ligne, le partage de documents, la tenue à jour et le partage de notes, etc. Cet outil stimule la collaboration grâce à une communication aisée et un accès à toutes les informations requises. Tous les commentaires ajoutés aux documents et discussions sont constamment actualisés dans Teams, de sorte que tous les membres de nos équipes disposent des mêmes informations.

Nous avons en outre associé Power BI, SharePoint et Yammer à notre environnement Teams, afin que nos employés possèdent tous les outils nécessaires pour effectuer leur travail avec un maximum d'efficacité et collaborer efficacement.

Maintenant, il faut être honnête. Tout le monde ne s'est évidemment pas familiarisé avec Microsoft Teams à la même vitesse et il faut du temps pour changer les mentalités de travail chez les collaborateurs. Une bonne structure, l'encadrement requis et une période d'adaptation suffisante sont dès lors essentiels.

Microsoft Teams : apprentissage par la pratique

Notre propre expérience concernant la transition vers Microsoft Teams nous a beaucoup appris et nous en apprend toujours. Non seulement sur le fonctionnement de l'environnement de travail numérique, mais aussi sur les éventuels écueils que votre entreprise pourrait rencontrer et la façon de les éviter ou de les résoudre.

La façon dont nous introduisons Microsoft Teams chez nos clients est semblable à notre propre processus de démarrage. À chaque fois, nous examinons la situation IT actuelle du client, puis nous discutons avec quelques collaborateurs afin de déceler les points névralgiques et d'y trouver une solution. Nous conseillons nos clients en permanence sur les différents aspects de l'environnement et veillons à ce que chaque collaborateur comprenne pourquoi le choix s'est porté sur Microsoft Teams et quelle est sa valeur ajoutée pour eux.

Les avantages de Microsoft Teams pour une PME

Nous arrivons bien évidemment à cette question importante : quelle est la valeur ajoutée concrète de Microsoft Teams pour les PME ? Eh bien, de nombreuses entreprises utilisent actuellement Skype Entreprise pour la communication entre collègues et avec les clients. C'est surtout le cas pour les collaborateurs qui doivent traiter beaucoup d'informations ou qui travaillent souvent sur site. Comme Skype Entreprise sera totalement intégré dans Microsoft Teams, il est recommandé à ces entreprises d'opérer la transition vers cette plateforme numérique. Elle offre aux collaborateurs l'environnement idéal pour se réunir, échanger des informations et collaborer.

Il en va de même pour différents départements d'une même entreprise, œuvrant ensemble à certains projets. La création d'une équipe où toutes les informations peuvent être partagées et où les collaborateurs peuvent communiquer en toute fluidité est le gage d'un projet mené avec efficacité.