La technologie et l'IT évoluent en permanence. C'est aussi ce à quoi Microsoft nous a habitués, en lançant régulièrement une multitude de fonctionnalités nouvelles pour simplifier le travail avec Office 365 (O365). Ces nouveautés permettent non seulement d'accroître votre efficacité mais aussi, de plus en plus, de stimuler et soutenir la collaboration.
Dans notre article sur Ignite 2020, vous avez pu découvrir les nouveautés annoncées par Microsoft lors de sa conférence annuelle, mais toutes les fonctionnalités présentées à cette occasion ne sont pas encore disponibles. Voilà pourquoi cet article se concentre sur certaines nouveautés de ces derniers mois, que vous pouvez directement utiliser dans O365.
Nouvelles fonctionnalités dans Microsoft Teams
Tags
Vous souhaitez atteindre un groupe de personnes d'une manière simple et rapide ? C'est désormais possible via ‘Tags’ (Balises). Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de regrouper des personnes sous une étiquette, comme des ‘managers’ ou ‘développeurs’ dans une équipe de projet, par exemple. Vous pourrez ensuite vous adresser directement à ce groupe en utilisant une @mention (« @ » suivi par la balise) dans un canal ou un message de chat. Les personnes concernées en seront averties. Ainsi, vous ne devrez pas mentionner chaque personne séparément ou l'ajouter au chat.
Mode ‘Together’
En ces temps où l'on recourt de plus en plus au télétravail, les réunions et contacts efficaces avec les collègues et coéquipiers revêtent une importance primordiale. En plus de renforcer la collaboration, cela stimule également le sentiment de cohésion.
Et pour donner un coup de pouce, Microsoft a développé le mode ‘Together’. Cette fonction vous intègre dans le même espace visuel que les membres de votre équipe, reproduisant ainsi la sensation d'une véritable réunion physique. Vous pouvez l'utiliser pour des réunions ou des débats, mais aussi pour une pause-déjeuner conviviale. Vous gardez donc le sentiment de faire partie d'une équipe.
Fonction de recherche dans un canal spécifique
Vous souhaitez effectuer une recherche rapide dans un seul chat ou un canal spécifique sans devoir faire défiler une myriade de résultats ? C'est désormais possible en introduisant « /find » (Ctrl + F ou Cmd + F pour Mac) dans la barre de recherche puis en spécifiant la conversation ou le canal souhaité après l'espace. Saisissez ensuite le terme de recherche et appuyez sur « Entrée ». Les résultats de la recherche ciblée s'afficheront à gauche.
Lever la main virtuellement durant une réunion
Peut-être l'avez-vous déjà vue : l'icône d'une main levée que vous pouvez utiliser durant une réunion afin d'indiquer que vous souhaitez vous exprimer ou poser une question. Il n'est, en effet, pas toujours évident de mener à bien une réunion en ligne où chacun peut prendre la parole. Les conversations s'entremêlent souvent, ce qui peut être source de confusion et donc perturber la communication. Si vous cliquez sur la main, l'icône s'affiche en regard de votre nom. Un signal clair montrant à tous les participants que vous souhaitez dire ou demander quelque chose.
Consulter rapidement des informations sur une équipe ou un canal
Envie de savoir qui peut accéder à un canal donné ? Cliquez sur le symbole ‘i’ dans le coin supérieur droit de ce canal. Vous pourrez ainsi voir qui sont les membres et qui a récemment contribué, et vous saurez donc en permanence avec qui vous communiquez et collaborez.
Une meilleure collaboration dans Word
Dans la gamme des nouvelles fonctionnalités Office 365, il y en a aussi une pour Word que nous aimerions mettre en lumière, à savoir : les ‘Commentaires modernes’ dans l'application en ligne (cette fonctionnalité existait déjà dans la version pour ordinateur). Cette nouveauté vous offre une solution rapide pour attirer directement l'attention d'une personne sur une modification donnée. Il suffit, à cet effet, d'ajouter dans le document un commentaire avec une @mention. La personne en question recevra alors une notification. Cette fonction rend la collaboration non seulement plus rapide mais aussi plus efficace.
XLOOKUP dans O365, une fonction de recherche spécifique pour Excel
Désormais, Excel comporte lui aussi une fonction pratique pour une recherche rapide et efficace d'informations dans un tableau ou une série. Vous pouvez ainsi chercher un élément dans une colonne et obtenir un résultat dans une autre colonne de la même rangée. Contrairement à VLOOKUP, XLOOKUP n'accorde aucune importance au fait que la colonne de résultats se trouve à gauche ou à droite. Encore une fonction qui vous fera gagner du temps dans O365.
Un avant-goût des nouvelles fonctionnalités de cet automne
Enfin, nous aimerions encore vous donner un petit avant-goût de quelques nouveautés de Teams, que vous pouvez escompter cet automne. Microsoft a développé une grille d'affichage 7 x 7, qui permet d'étendre le nombre de participants visibles sur un même écran à 49 maximum.
Vous pourrez aussi bientôt utiliser la fonction ‘Breakout Rooms’. Elle permet à l'organisateur d'une réunion de répartir les participants en salles de réunion distinctes afin de pouvoir travailler ou discuter/débattre en petits groupes.
Voilà déjà deux annonces réjouissantes mais en attendant, vous pouvez vous en donner à cœur joie avec les nouvelles fonctionnalités ci-dessus.
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