Nous avons de plus en plus d'informations à traiter, raison pour laquelle il est de plus en plus ardu de s’y retrouver. Nombre d’entreprises sont dès lors en quête d'une manière de conserver et d’archiver les documents de manière structurée. Un SGD, ou système de gestion documentaire, fonctionnel constitue une solution et SharePoint en est le parfait exemple.
SharePoint est une plateforme Microsoft sûre pour la sauvegarde, le partage, l’organisation et l’utilisation d’informations à partir de n'importe quel appareil. Voici les avantages de SharePoint en tant que SGD :
Recherche simple de documents
SharePoint est doté d’une fonction de recherche avancée avec filtres intelligents qui rend la recherche de documents aussi efficace que possible. En plus du terme de recherche, vous pouvez indiquer le groupe de recherche, utiliser des suggestions automatisées et adapter la date de recherche « dernière modification » pour la spécifier davantage. Les métadonnées introduites lors de la sauvegarde de documents vous aident également dans la recherche d’un document spécifique.
Créer des documents
Dans SharePoint, chaque document Microsoft Office peut être créé et adapté à l’aide de modèles personnalisés. Une fois le document sauvegardé, il est possible d'utiliser des médatonnées, qui améliorent les possibilités d’identification. Cette option peut s’avérer utile lors de la recherche de certains fichiers.
Gestion de versions
L’un des principaux avantages de SharePoint est la possibilité de gestion de versions. Grâce à une extension de la plateforme existante, il est possible de conserver par document un aperçu de toutes les modifications apportées au document. Il est de cette façon toujours possible de revenir à une version antérieure du fichier.
Sécurité et archivage
Lorsque vous utilisez SharePoint en tant que SGD, vous pouvez paramétrer les utilisateurs pouvant consulter et adapter les différents fichiers. Il est également possible de vérifier qui a apporté les différentes modifications à un document spécifique.
Dans la version locale de la plateforme, des politiques SharePoint définissent par défaut la durée pendant laquelle vos fichiers sont conservés dans votre environnement avant leur archivage. Votre SGD SharePoint reste ainsi structuré, actualisé et clair.
Intégration avec d’autres applications
SharePoint s'intègre parfaitement avec toutes les applications de Microsoft Office pour sauvegarder des documents, les partager et les rechercher. La modification de ces documents peut se faire à partir du navigateur, sans qu'un logiciel supplémentaire ne soit nécessaire.
