Chaque jour, nous perdons un temps fou à chercher les informations nécessaires qui se cachent dans notre messagerie. Les différentes versions d'un même document sont source de confusion et les longues procédures de demande de congé ou de réservation de salles de réunion sont source de frustration. Un intranet SharePoint peut vous permettre d’y remédier.
Un intranet SharePoint est un réseau sécurisé dans lequel vous pouvez tenir votre personnel informé de l’actualité de votre organisation et de votre secteur, et qui permet également de lier les membres du personnel entre eux. Les collaborateurs pourront ainsi partager efficacement entre eux des sources d'informations communes et applications. Mais l’utilisation de SharePoint comme intranet offre bien d’autres avantages. En voici les principaux :
Centralisation de toutes les connaissances en un seul endroit
Chaque entreprise dispose d'une foule de connaissances, constamment consultées par différents collaborateurs. Malheureusement, il arrive fréquemment que ces connaissances ne soient pas centralisées, suite à quoi les collaborateurs perdent énormément de temps à chercher les bonnes informations. Lorsque vous utilisez SharePoint comme intranet, vous pouvez centraliser toutes les informations en un seul endroit, accessible pour chaque collaborateur. Un intranet SharePoint permet de rassembler fichiers et données pour différents départements ou projets. Ces données sont alors facilement et rapidement accessibles pour les collaborateurs disposant des droits d’accès adéquats.
Un intranet SharePoint propose également une fonction de recherche puissante et étendue qui facilite considérablement la recherche des informations nécessaires. Grâce à des listes, pages et bibliothèques propres, vos collaborateurs disposent constamment des bonnes données et informations.
Accroître la productivité et réduire les coûts
En utilisant SharePoint comme intranet, vous pouvez augmenter la productivité de votre entreprise tout en réduisant vos frais d’exploitation. En automatisant des processus d’entreprise, comme les demandes de congé, les déclarations de frais, les enregistrements du temps, etc., le nombre d’e-mails internes et d’entretiens téléphoniques diminuera considérablement. Chacun pourra suivre le statut de sa demande grâce aux mises à jour de statut automatiques envoyées par e-mail par le biais de l’intranet SharePoint. Chaque collaborateur recevra donc plus rapidement une réponse et bénéficiera d'un meilleur aperçu, deux aspects essentiels à un fonctionnement efficace de votre entreprise.
Voici un exemple de fonctionnement d’une procédure automatique de ce type pour expliquer la procédure : un travailleur souhaite demander congé et introduit un formulaire sur un portail central qui est lié à un système d’approbation par la direction. Le collaborateur et la direction seront tous deux informés par e-mail du statut de cette demande. Un rapport peut toujours être généré pour avoir un meilleur aperçu.
Favoriser la collaboration
Vous savez certainement qu’une foule d'informations utiles peuvent se perdre lorsqu'un collaborateur quitte l’entreprise ou lorsque des collègues doivent se tenir mutuellement informés des dernières évolutions. En utilisant SharePoint comme intranet, favorisez la collaboration dans votre entreprise : l’ensemble de la communication et des connaissances est rassemblé en un endroit, ce qui permet à tout le monde d’être tout le temps au courant. Une véritable mémoire collective, source précieuse de connaissances, se crée.
Les relations entre les différents départements de votre entreprise peuvent ainsi s’améliorer car un feed-back peut être donné et de nouvelles solutions et idées peuvent être recherchées.
Partout et à tout moment
L'intranet SharePoint s’accompagne également d'une application mobile, grâce à laquelle vos collaborateurs sont partout et à tout moment au courant des dernières informations et peuvent avancer. Grâce à l’application mobile, ils peuvent partager des données avec des membres de l’équipe internes ou externes à votre entreprise mais aussi facilement collaborer grâce à un accès sûr aux sites, fichiers, données et applications. Intranet SharePoint dans le creux de la main.
