Kom je net terug van vakantie, of moet je nog gaan? Zo ga je gerust weg of pak je makkelijk de draad weer op.
Stel je voor: je komt terug van een heerlijke vakantie. De zon op je huid, de vrijheid van zorgeloze dagen en het loslaten van de dagelijkse sleur liggen nog vers in je geheugen. Maar dan stap je je kantoor binnen, of log je in op je laptop, en de realiteit slaat toe: een overvolle inbox, stapels documenten die op je wachten en een to-dolijst die lijkt te exploderen.
Je vraagt je dan af: “Hoe kom ik weer in die productiviteitsmodus zonder direct weer op vakantie te willen?” Het antwoord ligt in Intelligent Informatie Management.
In deze blog delen we een aantal tips om na je vakantie soepel en met vertrouwen je werk op te pakken, zodat je die vakantiegloed kunt vasthouden!
1. Begin met een schone lei: organiseer je digitale werkplek
Niets is zo ontmoedigend als thuiskomen van een zonovergoten strand en een chaotisch huis aan te treffen. Dit geldt natuurlijk ook voor je (digitale) werkplek. Een goed informatie management systeem is dan je beste vriend om orde te scheppen. Heb je voor je vakantie al je documenten netjes opgeslagen, dan hoef je bij terugkomst niet te graven naar dat ene contract of die belangrijke notitie die je collega had moeten uitvoeren.
Tip: reserveer je eerste werkdag voor een snelle scan van je Informatie Management Systeem: categoriseer nieuwe documenten, archiveer wat niet meer relevant is en werk met slimme zoekfuncties om snel te vinden wat je nodig hebt. Dit geeft je het gevoel van controle en een frisse start, net zoals de opgeruimde hotelkamer op je vakantiebestemming.
2. Prioriteer met een glimlach: informatie structureren
Na je vakantie lijkt alles urgent, maar dat is het niet. Gebruik informatie management om je prioriteiten scherp te krijgen. Begin met het checken van je inbox en projectmanagementtools, maar laat je niet meeslepen door de stortvloed aan meldingen.
Inspiratie: zie jezelf als die leuke reisgids die je vakantieroute had uitgestippeld en stap voor stap alle bezienswaardigheden die je écht wilde zien had gepland. Hij zorgde voor de juiste volgorde van bezienswaardigheden, rekening houdend met wat de meeste indruk maakt, de logica van de route en meer belangrijke onderdelen tijdens de trip.
Maak op diezelfde wijze jouw lijst van taken en groepeer ze op basis van urgentie en belang: Waar loop je het meeste risico als je het niet direct oppakt? Wat kun je delegeren? Hoeveel tijd kost een taak om uit te voeren? Etc. Gebruik Microsoft To-Do, Planner en Copilot om je hierbij te assisteren.
3. Vermijd de versiechaos: documentbeheer als je reisgenoot
Dat stressmoment van het zoeken naar de juiste versie van je reisplan tijdens je vakantie ben je vast nog niet vergeten…en dat wil je zeker niet op je werk! Met SharePoint Online, als onderdeel van je Microsoft 365 omgeving is je versiebeheer automatisch ingeschakeld en zorg je ervoor dat je altijd werkt met de meest recente documenten. Geen gedoe meer met "Voorstel_v3_final_definitief.docx".
Tip: neem een moment om samen met je team te controleren of alle gedeelde documenten up-to-date zijn. Dit voorkomt misverstanden en geeft je dat ontspannen gevoel van teamwork, alsof je samen naar die relaxte een zonsondergang bekijkt.
4. Kom weer in de flow: productiviteit met een vakantie-mindset
De overgang van relaxte vakantiedagen naar een volle werkweek kan voelen als een koude douche. Maar wat als je die relaxte mindset kunt gebruiken om productiever te zijn? Plan je dag in korte blokken, zoals je op vakantie misschien korte uitstapjes plande. Gebruik je M365 Planner om je werk te stroomlijnen, zodat je niet verdwaalt in administratieve taken.
Inspiratie: denk aan hoe je op vakantie genoot van kleine momenten – een kop koffie met uitzicht, een spontane wandeling. Breng die focus op het moment naar je werk. Zet een timer voor 25 minuten (de Pomodoro-techniek) en werk aan één taak, zoals het bijwerken van een projectrapport. Beloon jezelf daarna met een korte pauze, alsof je even op een terrasje zit.
5. Veiligheid voorop: bescherm je werk zoals je souvenirs
Op vakantie ben je zuinig op je waardevolle spullen, zoals je paspoort of camera. Op het werk is je data net zo waardevol. SharePoint Online biedt beveiligingsfuncties zoals toegangsbeheer en encryptie, zodat je documenten veilig zijn, zelfs als je even bent afgeleid door die vakantiefoto’s op je telefoon.
Tip: controleer bij je terugkeer of je rechten en toegangsniveaus nog kloppen. Dit geeft gemoedsrust, zoals het gevoel dat je koffer veilig is opgeborgen.
6. Houd de vakantiegloed vast
Je vakantie was een tijd van opladen, inspiratie opdoen en genieten. Laat dat gevoel niet verdwijnen zodra je achter je bureau zit. Door slim gebruik te maken van informatie- en documentmanagement, creëer je ruimte voor creativiteit en focus. Met o.a. Power Automate kun je je routineklussen automatiseren, zodat je tijd overhoudt voor strategisch werk dat je écht energie geeft.
Inspiratie: zie je werk als een nieuw avontuur, zoals het ontdekken van een onbekende stad. Met een goed georganiseerde digitale werkplek ben je klaar om nieuwe uitdagingen aan te gaan, terwijl je die ontspannen vakantievibe vasthoudt.
Al met al…
Terugkomen van vakantie hoeft geen stressvolle ervaring te zijn. Met slim informatie- en documentmanagement pak je je werk op een gestructureerde en inspirerende manier op. Je Microsoft 365 omgeving vormt dan ook je betrouwbare reisgenoot die je helpt navigeren door de chaos, terwijl je de rust en focus van je vakantie vasthoudt. Dus, zet die vakantiemuziek nog één keer op, organiseer je digitale werkplek en duik met hernieuwde energie in je werk. Je bent er klaar voor!
Wil je weten hoe je het meest uit je Microsoft 365 omgeving haalt?
Neem snel contact met ons op... geen stress.
